Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Hệ số 1)

17/11/2023 09:15 AM

Ngày 15/11/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Hệ số 1)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Hệ số 1) như sau:

Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

* Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

* Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);

- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản.

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11. Biên mục hồ sơ

- Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;

- Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

- Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.

Bước 19. Lập mục lục hồ sơ

- Viết lời nói đầu;

- Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ).

Bước 20. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

- Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;

- Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 21. Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;

- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2024 và thay thế Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010.

Chia sẻ bài viết lên facebook 926

Các tin khác
VĂN BẢN NỔI BẬT MỚI CẬP NHẬT
  • 15:40 | 28/02/2024 Quyết định 316/QĐ-BTC ngày 26/02/2024 thực hiện Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh điều chỉnh năm 2024 và Chương trình xây dựng văn bản hướng dẫn luật, nghị quyết được Quốc hội khóa XV thông qua tại Kỳ họp thứ 6
  • 10:30 | 28/02/2024 Nghị quyết 25/NQ-CP ngày 27/02/2024 đề nghị xây dựng Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt (sửa đổi)
  • 10:30 | 28/02/2024 Quyết định 549/QĐ-BNN-VP ngày 19/02/2024 Kế hoạch triển khai nhiệm vụ thuộc Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025 tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
  • 08:20 | 28/02/2024 Công văn 1168/BCT-TKNL ngày 26/02/2024 phối hợp tổ chức hoạt động hưởng ứng Chiến dịch Giờ trái đất năm 2024
  • 07:57 | 28/02/2024 Nghị định 21/2024/NĐ-CP ngày 23/02/2024 sửa đổi Nghị định 51/2016/NĐ-CP quy định về quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động làm việc trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và Nghị định 52/2016/NĐ-CP quy định về tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
  • 07:55 | 28/02/2024 Nghị định 16/2024/NĐ-CP ngày 16/02/2024 về người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh và cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thuộc lực lượng vũ trang nhân dân
  • 07:45 | 28/02/2024 Kế hoạch 397/KH-BHXH ngày 15/02/2024 phát động Phong trào thi đua của cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện Phong trào thi đua yêu nước ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam năm 2024
  • 15:10 | 27/02/2024 Kế hoạch 680/KH-BVHTTDL ngày 23/02/2024 cải cách thủ tục hành chính trọng tâm năm 2024 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
  • 14:40 | 27/02/2024 Quyết định 372/QĐ-BTNMT ngày 16/02/2024 Kế hoạch thực hiện Quyết định 1261/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Hiện đại hóa Ngành Khí tượng Thủy văn đến năm 2025 và thời kỳ 2026-2030”
  • 14:25 | 27/02/2024 Quyết định 194/QĐ-TTg ngày 23/02/2024 kế hoạch hành động quốc gia thực hiện cam kết của Việt Nam về phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố và tài trợ phổ biến vũ khí hủy diệt hàng loạt
Điện thoại: (028) 3930 3279 (06 lines)
E-mail: info@ThuVienPhapLuat.vn
Đơn vị chủ quản: Công ty cổ phần LawSoft. Giấy phép số: 32/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 15/05/2019 Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3935 2079