Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trong hóa đơn tài chính

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn tài chính (tên, địa chỉ, mã số thuế - MST…) là các chỉ tiêu phải được thể hiện đầy đủ và đúng quy định khi lập hóa đơn. Trong khi đó, theo khoản 2 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC chỉ tiêu không bắt buộc trên hóa đơn tài chính (Lô gô, hình ảnh trang trí, quảng cáo…) là các chỉ tiêu không nhất thiết phải được thể hiện khi lập hóa đơn. Bài viết phân tích vấn đề này nhằm giúp DN hiểu rõ đúng quy định của Bộ Tài chính.

Về chỉ tiêu bắt buộc

Thứ nhất, chỉ tiêu “số điện thoại”, “số tài khoản” (TK) (cả TK bên bán và TK bên mua), “họ và tên người mua hàng” bên bán thường viết thiếu vì trước ngày 02/3/2014 theo Khoản 1 Điều 33 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP  xử phạt từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng nhưng từ ngày 02/3/2014 theo Thông tư số 10/2014/TT-BTC  không xử phạt nữa vì chỉ tiêu này là chỉ tiêu không bắt buộc.

Thứ hai, chỉ tiêu “Hình thức thanh toán”: Bên bán khi viết hóa đơn thường quên hoặc để trống hoặc bên bán viết vào chỉ tiêu này là: tiền mặt (TM), chuyển khoản (CK), TM/CK: Tiền mặt, chuyển khoản hay Tiền mặt/chuyển khoản. Chỉ tiêu này không thuộc nhóm chỉ tiêu bắt buộc theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC do vậy viết hay không viết đều được.

Thứ ba, chỉ tiêu “STT”: Bên bán có lúc viết STT, có lúc không viết STT đều đúng vì chỉ tiêu này không thuộc nhóm chỉ tiêu bắt buộc theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC và hiện nay chưa có luật nào phạt chỉ tiêu này.

Thứ tư, chỉ tiêu “Đơn vị tính”: Theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT- BTC  quy định: “Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”; vì điện, nước tiêu thụ theo số nên không được ghi đơn vị tính, dịch vụ ăn uống (tiếp khách): không ghi được đơn vị tính… Bên bán sản phẩm hàng hóa thì ghi còn nếu cung cấp dịch vụ thì không phải ghi.

Về chỉ tiêu không bắt buộc

Thứ nhất, chỉ tiêu “Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, MST” là các chỉ tiêu bắt buộc. Theo Điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định: “Tiêu thức “tên, địa chỉ, MST của người mua: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế”. Vì vậy, khi bên bán viết hóa đơn cho khách hàng nếu viết sai thì khách hàng nhận hóa đơn là hóa đơn không hợp lệ nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cũng như bị xuất toán chi phí vì theo Khoản 1 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC  và Khoản 4 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC, quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau: “có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa dịch vụ mua vào”. Trong chỉ tiêu “địa chỉ” không được ghi thiếu phường (xã), trong chỉ tiêu “tên” không được viết tắt tự do như “và” với “&”.

Thứ hai, chỉ tiêu “Tên hàng hóa, dịch vụ” là chỉ tiêu bắt buộc. Theo điểm k Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định: “Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt, trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn (…) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt”. Tuy nhiên, nếu là trường hợp sử dụng phần mềm không có dấu khi viết thì cũng được chấp nhận. Vì vậy trường hợp: Viết bằng tiếng nước ngoài rồi viết tiếng Việt trong dấu (…) hoặc viết bằng tiếng nước ngoài (VD: Tiếng Anh) đều sai và hóa đơn đó sẽ bị loại. Trường hợp viết bằng các mã hàng hóa, dịch vụ mà không viết tiếng Việt cũng như tiếng nước ngoài cũng là sai vì đây là chỉ tiêu bắt buộc và theo Điểm c Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định “trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa”. Trường hợp khi đơn vị viết hóa đơn có sử dụng bảng kê đính kèm nếu sai sót thì hóa đơn đó cũng bị loại vì theo Điều 19 Thông tư số 39/TT-BTC hướng dẫn cách ghi trên hóa đơn và bảng kê, trên bảng kê cả bên bán và bên mua phải ký tên, đóng dấu (nếu có)… Các trường hợp như: Viết bằng tiếng Việt trước rồi mới viết tiếng nước ngoài trong dấu (…) đều đúng.

Thứ ba, chỉ tiêu “số lượng” là chỉ tiêu bắt buộc cần ghi rõ. Bên bán dù bán với số lượng là 1 hay lớn 1 thì đều phải ghi đầy đủ.

Thứ tư, chỉ tiêu “đơn giá”: Bên bán khi viết hóa đơn ghi đơn giá như sau: Ghi đơn giá không bằng VND/USD mà chỉ ghi số hoặc ghi đơn giá bằng đ/$ sau phần số tiền đều đúng vì chưa có luật quy định, hơn nữa số tiền ghi bằng chữ để xác định đơn vị tiền tệ.

Thứ năm, chỉ tiêu “thành tiền”: Bên bán chỉ ghi bằng số hoặc sau dãy số có thêm chữ đ/$/USD đều đúng vì phần viết bằng chữ để giải thích đơn vị tiền tệ.

Thứ sáu, việc viết hóa đơn để bán hàng trong nước bằng “đ” là đúng, bằng ngoại tệ (VD: USD) là sai vì vi phạm luật quản lý ngoại hối và hóa đơn vi phạm Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, DN có thể bị phạt đến 500 triệu đồng theo quy định của pháp luật. Trường hợp bán hàng trong nước được phép viết bằng ngoại tệ nếu được sự đồng ý bằng văn bản của Vụ Quản lý Ngoại hối (Ngân hàng Nhà nước)...

Và một số lưu ý khác

Thứ nhất, chỉ tiêu “các cột, dòng trên hóa đơn còn trống”, nghĩa là các dòng, cột để trống vì không phải viết do các loại hàng hóa, dịch vụ bán ra ít hơn số dòng đã in sẵn. Các trường hợp cụ thể như sau:

- Được phép để trống phần dòng và cột còn trống đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in rồi in nội dung trên hóa đơn (theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC không phải gạch chéo phần để trống).

- Đối với hóa đơn đặt in rồi viết bằng tay hoặc hóa đơn mua về cả quyển rồi viết tay thì phải gạch chéo dòng, cột trống, sử dụng kỹ thuật gạch chéo như: Gạch chéo phần còn trống ở cột “tên hàng hóa, dịch vụ” hoặc gạch chéo phần còn trống ở giữa hóa đơn “cột ĐVT + cột số lượng” hoặc gạch ngang ở dòng còn trống từ cột “STT” đến cột “thành tiền” hoặc gạch ngang ở dòng còn trống từ cột “STT” đến cột “ĐVT” rồi gạch vát xuống cột “Đơn giá” và cột “Thành tiền” hoặc gạch chéo toàn bộ phần còn trống từ cột “STT” đến cột “thành tiền”.

Thứ hai, các chỉ tiêu “cộng tiền hàng”, “tiền thuế GTGT” và chỉ tiêu “tổng cộng tiền thanh toán”: Bên bán ghi bằng số hoặc ghi bằng số nhưng phần đuôi có thêm chữ “đ” hay “$” hay “USD đều được vì dòng viết bằng chữ đã giải thích đơn vị tính của tiền tệ.

Thứ ba, chỉ tiêu “thuế suất”: Bên bán viết hóa đơn sao cho đúng qui định của pháp luật:

- Thuế suất 0%: Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (đúng điều kiện của Điều 9 thông tư 219/2013/TT-BTC)

- Thuế suất 5%: Hàng hóa, dịch vụ thuộc Điều 10 thông tư 219/2013/TT-BTC (16 nhóm hàng hóa 5%)

- Thuế suất 10%: Hàng hóa, dịch vụ không thuộc Điều 4 thông tư 219/2013/TT-BTC (không chịu thuế), Điều 5 (không phải kê thuế), Điều 9 (0%), Điều 10 (5%).

- Không viết trên phần chỉ tiêu “thuế suất GTGT”, nghĩa là để trống chỉ tiêu này trong trường hợp: Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại không thu tiền nhưng phải đúng pháp luật thương mại. “Thuế suất GTGT” bằng dấu gạch chéo “/”: Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT nhưng của khối DN đặc biệt (bảo hiểm, ngân hàng). “Thuế suất GTGT” bằng dấu gạch bỏ “x”: Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, không phải kê khai thuế (điều 4, điều 5 – Thông tư số 219), miễn thuế GTGT của DN khác DN trên (khác DN ngân hàng, bảo hiểm).

Thứ tư, chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ”: Nếu hóa đơn viết theo tiền đồng Việt Nam thì ghi bằng chữ tiếng Việt Nam, nếu hóa đơn viết theo tiền ngoại tệ (VD: USD) thì ghi bằng chữ tiếng Anh: Ví dụ: Một trăm nghìn đô la Mỹ (Viết hóa đơn: Ghi ngoại tệ và tỷ giá).

Tài liệu tham khảo:

1. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;

2. Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC, Thông tư số 26/2015/TT-BTC, Thông tư số 10/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính;

3. TS. Trần Huy Hoàng - Tổng giám đốc Censtaf Group – Bài giảng khóa học đặc biệt 2015.

Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số 10 kỳ 2-2015