Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài (Hình từ Internet)

1. Điều kiện cấp Giấy phép Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

“Điều 7. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).”.

Như vậy, để thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, cần đáp ứng các điều kiện trên.

Ngoài việc đáp ứng các điều kiện trên, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài còn phải đáp ứng việc hoạt động của Văn phòng đại diên Thương nhân nước ngoài như sau:

a. Trụ sở của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài:

- Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

- Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

b. Tên Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài:

- Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.

c. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài:

- Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

d. Người đứng đầu Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài:

- Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

- Người đứng đầu Văn phòng đại diện, phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

- Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

- Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

- Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

- Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

+ Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

+ Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

+ Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

2. Quy trình thực hiện thủ tục

Bước 1: Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

3. Hồ sơ và Tài liệu xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

a. Hồ sơ cần soạn thảo;

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

- Giấy ủy quyền trường hợp ủy quyền cho bên thứ ba đại diện thực hiện thủ tục;

b. Tài liệu Nhà đầu tư cung cấp;

- Bản dịch công chứng Hợp pháp hóa lãnh sự Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Thương nhân nước ngoài;

- Bản dịch công chứng Hợp pháp hóa lãnh sự Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc Văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản dịch hoặc bản scan Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao chứng thực Hợp đồng thuê địa điểm trụ sở Văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam;

- Các tài liệu chứng minh địa điểm trụ sở là hợp pháp (Tài liệu này yêu cầu bên cho thuê cung cấp):

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bên cho thuê;

+ Giấy phép xây dựng;

+ Giấy tờ liên quan đến PCCC;

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bên cho thuê;

** Văn bản pháp luật liên quan  

(1) Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

(2) Các văn bản pháp lý có liên quan khác.

Trên đây là thủ tục thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài kinh doanh kinh doanh hoạt động thương mại, lắp ráp và sửa chữa các loại máy bơm nước, máy bơm dùng cho phòng cháy được tư vấn bởi Luật sư Nguyễn Trinh Đức - Giám đốc Công ty Luật TNHH IPIC.