Giải đáp thắc mắc thường gặp về sổ bảo hiểm xã hội

Giải đáp thắc mắc thường gặp về sổ bảo hiểm xã hội

1. Nếu có 2 sổ BHXH trở lên thì phải làm sao?

Với nhiều lý do khác nhau mà NLĐ có thể có nhiều hơn 1 sổ BHXH. Việc này có thể ảnh hưởng đến quá trình đóng, hưởng BHXH của NLĐ. Nếu NLĐ có hơn 1 sổ BHXH thì thực hiện như sau:

*Đối với sổ BHXH và thời gian đóng không trùng nhau

Lúc này NLĐ thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH

Theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, Hồ sơ gộp sổ gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

NLĐ thực hiện nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi mình đang tham gia BHXH. 

*Đối với sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau

Căn cứ tại Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH và Đồng thời, Tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa đổi bởi Khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định thì trường hợp NLĐ có thời gian đóng trùng BHXH, BHTN được xác nhận thừa thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa.

NLĐ nộp một bộ hồ sơ đề nghị hoàn trả gửi cơ quan BHXH để được giải quyết theo thẩm quyền; hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Tất cả các sổ BHXH của NLĐ.

2. NLĐ không thể tự chốt sổ BHXH

Theo Khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động năm 2019:

“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;”

Ngoài ra tại Khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 ghi rõ:

“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng làm việc, NLĐ muốn chốt sổ BHXH buộc phải yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện việc này.

3. Đổi sang CCCD gắn chíp không cần đổi lại sổ BHXH

Theo Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH, các trường hợp quy định cấp lại sổ BHXH bao gồm: Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng; cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch.

Thực chất, thông tin số CMND là một trong các tiêu thức quản lý đối tượng tham gia BHXH, BHYT trong cơ sở dữ liệu vì vậy không cần phải cấp lại sổ BHXH, BHYT mà chỉ cần thực hiện điều chỉnh thông tin số CMND trong cơ sở dữ liệu.

4. Thủ tục cấp lại sổ BHXH khi mất, hỏng

NLĐ cần chuẩn bị hồ sơ gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Xem chi tiết tại đây

5. NLĐ được quyền giữ sổ BHXH

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 18, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì NLĐ được quyền quản lý sổ BHXH của mình. Việc NLĐ giữ sổ BHXH góp phần giúp NLĐ nắm rõ được quá trình đóng BHXH của mình, vì khi có sai sót những thông tin trong sổ NLĐ dễ nhận ra và kịp thời điều chỉnh hơn.

6. Mất sổ BHXH, làm sao để nhận BXHXH 1 lần?

Theo quy định hồ sơ nhận BHXH 1 lần bắt buộc phải có sổ BHXH. Những trường hợp không có sổ BHXH sẽ không được giải quyết hưởng. Lúc này bắt buộc NLĐ phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại sổ BHXH.

Căn cứ theo Tiết c, Điểm 1.1, Khoản 1, Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH và Khoản 33, Điều 1, Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định:

Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH xin cấp lại sổ BHXH và làm hồ sơ hưởng BHXH 1 lần.

Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH tại địa phương nơi mình làm việc hoặc sinh sống.

Trung Tài