Quy định về nội dung ghi trên sổ BHXH

Quy định về nội dung ghi trên sổ BHXH (Ảnh minh họa)

Theo quy định tại Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, Quyết định 1188/QĐ-BHXH năm 2022) quy định về nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH như sau:

1. Ghi và xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong sổ BHXH

- Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN 

(Kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như: Nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).

- Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt HĐLĐ, HĐLV thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.

Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

- Khi điều chỉnh giảm thời gian đóng hoặc giảm mức đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận lũy kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

- Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH thì được giải quyết như sau:

+ Cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu;

+ Lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:

- Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: 

+ Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu;

+ Hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

- Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: 

Lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

3. Sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng 

Người lao động có sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng kể cả do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cấp, đăng ký tham gia tiếp hoặc giải quyết chế độ. Phòng/Tổ quản lý thu có trách nhiệm cập nhật dữ liệu, đối chiếu nội dung đã ghi trên sổ BHXH với dữ liệu quá trình đóng do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân cung cấp.

4. Sổ BHXH của NLĐ di chuyển đơn vị đóng

Sổ BHXH của người lao động di chuyển đơn vị đóng được chuyển toàn bộ quá trình thời gian đã đóng đến đơn vị mới để ghi quá trình đóng tiếp.

5. Thẩm quyền ký trên sổ BHXH

- Giám đốc BHXH tỉnh, huyện thực hiện ký số, in phát hành tờ bìa và tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT (đối với việc ký số trên thẻ BHYT: thực hiện ký số bằng hình thức sao y điện tử từ file gốc hình ảnh thẻ BHYT) chuyển văn thư ký số của cơ quan và phát hành theo quy định.

- Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc quản lý con dấu theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.

Ngọc Nhi