Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng

Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng

Theo Điều 20 Nghị định 35/2007/NĐ-CP, bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng cần đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.

- In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

2. Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng

Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng phải có các điều kiện sau đây:

(i) Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.

(ii) Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.

(iii) Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.

(Điều 21 Nghị định 35/2007/NĐ-CP)

3. Nội dung phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng

Căn cứ tại Điều 22 Nghị định 35/2007/NĐ-CP, phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Phạm vi bảo quản, lưu trữ.

- Giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn:

+ Lựa chọn sử dụng công nghệ, trang bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ;

+ Tổ chức hệ thống lưu trữ chính và dự phòng;

+ Chế độ kiểm tra và sao lưu định kỳ;

+ Các biện pháp cần thiết khác để bảo đảm an toàn, hợp lý, khoa học, phòng ngừa, khắc phục các rủi ro.

- Quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ:

+ Đưa chứng từ điện tử vào lưu trữ;

+ Khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ;

+ Kiểm tra, giám sát an toàn đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

+ Thực hiện cách thức, biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro;

+ Tiêu hủy chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ;

+ Các nội dung khác có liên quan đến việc xử lý kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử.

4. Trách nhiệm của đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định như sau:

- Thực hiện đúng nội dung phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã được phê duyệt.

- Kiểm soát chứng từ điện tử đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ.

- Ghi sổ theo dõi về địa điểm, thời gian, danh mục chứng từ điện tử lưu trữ với đầy đủ chữ ký của những người thực hiện.

- Chịu trách nhiệm về các rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ do chủ quan mình gây ra.

- Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng chứng từ điện tử được lưu trữ.

- Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử có nhiệm vụ:

+ Phải báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ xảy ra rủi ro hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;

+ Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị.

(Điều 24 Nghị định 35/2007/NĐ-CP)

Nguyễn Thị Hoài Thương