Mẫu sổ quản lý lao động và những điều cần biết

Mẫu sổ quản lý lao động và những điều cần biết (Hình từ internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Mẫu sổ quản lý lao động mới nhất

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu sổ quản lý lao động. Tuy nhiên, sổ quản lý lao động cần phải đảm bảo có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau:

Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Người sử dụng lao động có thể tham khảo mẫu sổ quản lý lao động sau đây:

Mẫu sổ quản lý lao động mới nhất

2. Sổ quản lý lao động phải lập khi nào? Có bắt buộc không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định: người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động. 

Do đó, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Việc lập sổ quản lý lao động phải được thực hiện tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Việc lập sổ quản lý lao động là yêu cầu bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp.

3. Sổ quản lý lao động phải xuất trình trong trường hợp nào?

Tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP người sử dụng lao động phải xuất trình sổ quản lý lao động trong 02 trường hợp sau đây:

- Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.

- Khi cơ quan liên quan có yêu cầu.

Nếu không xuất trình được sổ quản lý lao động khi được yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không lập sổ quản lý lao động.

Trường hợp có sổ quản lý lao động nhưng không xuất trình khi có yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị phạt hành chính về lỗi không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

4. Vi phạm quy định về sổ quản lý lao động bị phạt thế nào?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP người sử dụng lao động vi phạm quy định về lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động sẽ bị phạt như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

+ Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

+ Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

+ Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.