Hướng dẫn mở sổ ghi chép với cá nhân có các hoạt động xã hội, từ thiện

Hướng dẫn mở sổ ghi chép với cá nhân có các hoạt động xã hội, từ thiện (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Hướng dẫn mở sổ ghi chép với cá nhân có các hoạt động xã hội, từ thiện

Theo Điều 10 Thông tư 41/2022/TT-BTC thì cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện các quy định sau đây:

- Phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận đóng góp tự nguyện của các nhà tài trợ; các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn này để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.

- Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu. 

Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang sổ. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ.

- Kết thúc đợt vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhân phải thực hiện chốt sổ, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật. 

Đối với khoản tiếp nhận và sử dụng thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu với ngân hàng nơi mở tài khoản định kỳ hàng tháng và đối chiếu khi kết thúc đợt vận động. Bàn đối chiếu số liệu với ngân hàng hoặc sổ chi tiết tài khoản tiền gửi mà ngân hàng gửi đến phải được lưu trữ và công khai khi kết thúc đợt vận động.

- Đối với khoản tiếp nhận từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện:

+ Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền:

++ Cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.

++ Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt: Cá nhân tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ; trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng.

++ Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước: Cá nhân tiếp nhận tài trợ bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định.

++ Lãi tiền gửi sau khi trừ đi chi phí thanh toán được bổ sung tăng nguồn tài trợ.

++ Lập Sổ tổng hợp ghi chép số liệu:

Phải thực hiện ghi chép các khoản đã tiếp nhận tài trợ bằng tiền của các nhà tài trợ theo thời gian đóng góp thực tế, bao gồm:

+++ Thông tin của nhà tài trợ (như tên, địa chỉ,...); 

+++ Số tiền đóng góp; 

+++ Hình thức đóng góp bao gồm đóng góp vào tài khoản tại ngân hàng, đóng góp bằng tiền mặt (trong đó chi tiết tiền Việt Nam, ngoại tệ); 

+++ Thời gian nhận đóng góp (trường hợp nhận đóng góp qua tài khoản ngân hàng, ghi theo ngày trên báo có của ngân hàng);

+++ Địa chỉ nhận hỗ trợ (nếu nhà tài trợ chỉ định địa chỉ nhận hỗ trợ) và thông tin cần thiết khác (nếu có) theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng tiền” (mẫu số S01CN/XH-TT) quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC.

Mẫu số S01CN/XH-TT

+ Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật:

++ Tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật.

++ Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.

++ Mở riêng “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật”, trong đó ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chỉ định sẵn (nếu có) theo mẫu số S02CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC.

Mẫu số S02CN/XH-TT

- Đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội

Phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm: Thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chỉ người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,...và chữ ký của người nhận theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu phân phối nguồn tài trợ” (mẫu số S03CN/XH-TT) quy định tại phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC, ngoài ra trường hợp pháp luật có quy định về việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thì có thể xác nhận trên mẫu biểu này hoặc lập văn bản riêng.

Mẫu số S03CN/XH-TT

Riêng đối với các khoản chi tiền để mua sắm hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Ngoài các mẫu biểu các sổ tổng hợp số liệu theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư 41/2022/TT-BTC có thể mở thêm sổ sách để theo dõi chi tiết các hoạt động (nếu cần thiết).

Phụ lục số 03

2. Nguyên tắc và yêu cầu thực hiện kế toán đối với hoạt động xã hội, từ thiện

Nguyên tắc và yêu cầu thực hiện kế toán đối với hoạt động xã hội, từ thiện theo Điều 3 Thông tư 41/2022/TT-BTC như sau:

* Nguyên tắc:

Tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân có các hoạt động liên quan đến vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện đều phải mở sổ để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo và minh bạch thông tin theo quy định của Thông tư 41/2022/TT-BTC và pháp luật có liên quan.

* Yêu cầu:

- Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có các hoạt động xã hội, từ thiện có tổ chức kế toán riêng đối với các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện mở sổ kế toán ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính đầy đủ, minh bạch theo quy định của Thông tư 41/2022/TT-BTC.

* Các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện kiêm nhiệm, không tổ chức kế toán riêng để hạch toán các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị, theo chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng. 

Đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi riêng cho các hoạt động này, đảm bảo quản lý, sử dụng đúng mục đích. 

Hàng năm hoặc định kỳ phải lập báo cáo thu, chi đối với hoạt động xã hội, từ thiện của đơn vị theo quy định tại Thông tư 41/2022/TT-BTC; thực hiện công khai số liệu theo quy định của pháp luật, đồng thời phải thuyết minh riêng số liệu các hoạt động xã hội, từ thiện trên báo cáo tài chính chung của đơn vị rõ ràng và minh bạch.

- Các cá nhân có các hoạt động xã hội, từ thiện có trách nhiệm mở sổ ghi chép đầy đủ thông tin về kết quả tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định của Thông tư 41/2022/TT-BTC; đồng thời lập báo cáo và công khai tình hình tiếp nhận và phân phối và sử dụng nguồn đóng góp theo quy định của pháp luật.