Có bắt buộc nộp bản sao có chứng thực khi làm thủ tục hành chính không?

Có bắt buộc nộp bản sao có chứng thực khi làm thủ tục hành chính không? (Hình từ Internet)

Có bắt buộc nộp bản sao có chứng thực khi làm thủ tục hành chính không?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao như sau:

- Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Như vậy, không bắt buộc nộp bản sao có chứng thực khi làm thủ tục hành chính, tuy nhiên cần xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp bản sao đã có chứng thực thì không cần xuất trình bản chính.

Bộ Tài chính chỉ đạo khắc phục tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực

Bộ Tư pháp ban hành Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025 hướng dẫn vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực

Tại Công văn 4158/BTP-BTTP, Bộ Tài chính chỉ đạo khắc phục tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực

Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”.

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực gây tốn kém thời gian, chi phí cho người dân. Để khắc phục tình trạng này và giảm tải khối lượng công việc cho Ủy ban nhân dân cấp xã, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thực hiện nghiêm quy định nêu trên, đồng thời tăng cường quán triệt Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.

** Tại Chỉ thị số 17/CT-TTg năm 2014, Thủ tướng nêu thực trạng trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có một số nguyên nhân cơ bản sau đây: Một số cá nhân, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về việc sử dụng bản sao nói chung và bản sao có chứng thực nói riêng khi giải quyết thủ tục hành chính theo quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao; các văn bản quy phạm pháp luật, cá biệt có cả văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính ban hành (như quyết định, công văn, thông báo...) quy định về giấy tờ phải nộp trong thành phần hồ sơ bắt buộc phải là bản sao có chứng thực mà không quy định theo hướng, cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu theo quy định; một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý "ngại" đối chiếu, "sợ trách nhiệm" nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính.

Xem thêm tại Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025.