Chi tiết hướng dẫn về hóa đơn chứng từ tại các trường công lập

Chi tiết hướng dẫn về hóa đơn chứng từ tại các trường công lập (Hình từ Internet)

Chi tiết hướng dẫn về hóa đơn chứng từ tại các trường công lập

Việc sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định cụ thể tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.

Nguyên tắc lập hóa đơn

- Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025) sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 như sau:

1. Khi bản hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lượng cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

=> Khi NNT có thực hiện cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa phải thực hiện lập hóa đơn cho người mua (Ví dụ CSGD có cung cấp dịch vụ đào tạo cho từng học sinh thì phải lập hóa đơn cho từng học sinh), hóa đơn phải được lập đảm bảo nguyên tắc ghi đầy đủ nội dung theo quy định (trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua, Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân).

Loại hóa đơn.

- Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 như sau:

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động

a) Bản hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau: a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động

- Bản hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.

Do đó CSGD công lập có thể đăng ký 1 trong 2 phương pháp kê khai thuế GTGT Phương pháp trực tiếp trên doanh thu và Phương pháp khấu trừ.

Thời điểm lập hóa đơn:

Theo quy định tiết a, khoản 6, điều 1:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bản hàng hóa (bao gồm cả bản, chuyển nhượng tài sản cộng và bản hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vu (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm

ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vẫn tài chính, thuế; thẩm định giả; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

=> Khi CSGD bán hàng hóa (ví dụ: sách bảo, đồng phục, thanh lý tải sản ...) thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Khi CSGD cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng).

Ví dụ nhà trường thu tiền học dạy thêm tiếng Anh của học sinh cho tháng 9/2025, ngày thu tiền là ngày 5/9/2025: thời điểm hoàn thành dịch vụ là 30/9/2025. Trong trường hợp này thời điểm xuất hóa đơn là ngày 5/9/2025 thay vì thời điểm hoàn thành dịch vụ là ngày 30/9/2025.

NNT kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

Nội dung thông tin của người mua trên hoá đơn:

- Căn cứ điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ ...7. Sửa đổi, bổ sung khoản 5 ... Điều 10 ... như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 5 như sau:

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có

quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp...

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân.

= Khi CSGD viết hóa đơn cho người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ... Khi CSGD viết hóa đơn cho người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua...

Xử lý hóa đơn điều chỉnh, thay thế:

- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử. Trên hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải có dòng chữ điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày ... tháng... năm

- Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan thì người bẩn thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phủ hợp với thực tế).

=> Ví dụ: CSGD A cung cấp dịch vụ cho 1 đơn vị nhà nước, số tiền 1 tỷ, tuy nhiên sau đó hợp đồng được KTNN rà soát và xác định giá trị thực tế còn 800 triệu kho đó NNT lập hóa đơn mới và ghi giảm giá trị 200 triệu.

- Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập

Ví dụ: CSGD A cung cấp dịch vụ đào tạo với giá trị hợp đồng 1 tỷ, thu tiền tại thời điểm ký hợp đồng là 1 tỷ, NNT đã xuất hóa đơn 1 tỷ. Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, thực hiện quyết toán hợp đồng, giá trị bị điều chỉnh lên là 1,2 tỷ đồng thì NNT lập hóa đơn điều chỉnh.

- Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hỏa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

- Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Trên đây là chi tiết hướng dẫn về hóa đơn chứng từ tại các trường công lập.

(Nội dung tham khảo từ Sổ tay hướng dẫn kê khai, nộp thuế đối với cơ sở giáo dục công lập cho Trưởng Thuế TP Hà Nội ban hành).