Hướng dẫn rà soát sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại TPHCM

Hướng dẫn rà soát sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại TPHCM (Hình từ internet)

Hướng dẫn rà soát sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động tại TPHCM

Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Công văn 3300/BHXH-TST năm 2025 hướng dẫn rà soát sổ bảo hiểm xã hội.

Trong đó, thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 20/11/2014, trong đó quy định kể từ ngày 01/01/2016, người lao động được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội ; Công văn 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động, Bảo hiểm xã hội Thành phố đã ban hành nhiều văn bản yêu cầu đơn vị hướng dẫn người lao động rà soát, đối chiếu thông tin đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tai nạn, nộp sổ (bao gồm sổ Bảo hiểm xã hội mẫu cũ, sổ Bảo hiểm xã hội mẫu mới có tờ rời kèm theo) kèm danh sách người lao động nộp sổ theo phiếu giao nhận hồ sơ 626 cho cơ quan Bảo hiểm xã hội thông qua dịch vụ công ích.

Tuy nhiên, đến nay vẫn còn nhiều đơn vị, người lao động chưa nộp sổ Bảo hiểm xã hội mẫu cũ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để rà soát, trả sổ dẫn đến tình trạng khi nộp hồ sơ giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tai nạn mới phát hiện, phải nộp hồ sơ rà soát sổ dẫn đến tình trạng quyền lợi của người lao động bị ảnh hưởng.

Để khắc phục tình trạng trên và đảm bảo quyền lợi cho người tham gia Bảo hiểm xã hội, BHTN, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh yêu cầu đơn vị sử dụng lao động:

- Chuyển toàn bộ sổ Bảo hiểm xã hội chưa được rà soát cho cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia theo phiếu giao nhận hồ sơ 626, chậm nhất trước ngày 15/6/2025 để thực hiện rà soát và trả sổ theo quy định.

- Hoặc hướng dẫn người lao động nộp sổ Bảo hiểm xã hội đã được chốt sổ nhưng chưa được rà soát cho cơ quan Bảo hiểm xã hội gần nhất phiếu giao nhận hồ sơ 626, chậm nhất ngày 30/6/2025 để thực hiện rà soát và trả sổ theo quy định.

Trường hợp không thực hiện đúng thời hạn làm chậm trễ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động do không có sổ Bảo hiểm xã hội hoặc dữ liệu chưa cập nhật đầy đủ vào phần mềm quản lý của cơ quan Bảo hiểm xã hội thì đơn vị sử dụng lao động và người lao động hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Quy trình rà soát sổ BHXH của người lao động theo Công văn 4027

Căn cứ khoản 2 Mục I Công văn 4027/BHXH-ST hướng dẫn về quy trình rà soát sổ BHXH của người lao động như sau:

Cơ quan BHXH

Tổ Thẩm định

- In Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) của người lao động đang tham gia BHXH tại các đơn vị từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ, chuyển đơn vị.

- Thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:

+ Sổ BHXH đúng, đủ thông tin: thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

+ Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin; sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin: lập Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từng sổ BHXH, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị phải bổ sung hồ sơ; thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

- Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) sau khi đã điều chỉnh từ Tổ Nhập liệu, chuyển đơn vị; nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị; nếu đủ xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động thì ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

Tổ Nhập liệu

- Nhận sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung, Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định, thực hiện:

+ Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu.

+ Khi nhập xong cơ sở dữ liệu, cán bộ trực tiếp nhập dữ liệu in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chuyển Tổ Thẩm định.

- Nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

Đơn vị

- Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cơ quan BHXH.

- Phối hợp với cơ quan BHXH rà soát sổ BHXH; nộp sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) cho cơ quan BHXH.

- Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổ sung hồ sơ; nhận lại và chuyển cơ quan BHXH.

Người lao động

- Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị.

- Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ đơn vị (nếu có); bổ sung hồ sơ và gửi lại đơn vị.