Hướng dẫn hình thức Đặt hàng trong lựa chọn nhà thầu áp dụng từ 4/8/2025

Hướng dẫn hình thức Đặt hàng trong lựa chọn nhà thầu áp dụng từ 4/8/2025 (Hình từ Internet)

Luật 90/2025/QH15 bổ sung Điều 29a vào sau Điều 29 của Luật Đấu thầu 2023 theo đó quy định bổ sung hình thức đặt hàng là hình thức lựa chọn nhà thầu mới từ 01/7/2025.

Hướng dẫn hình thức Đặt hàng trong lựa chọn nhà thầu áp dụng từ 4/8/2025

Chính phủ ban hành Nghị định 214/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu, có hiệu lực từ 4/8/2025.

Theo đó Nghị định, hướng dẫn một số quy định đối với hình thức Đặt hàng trong lựa chọn nhà thầu như sau:

Điều kiện đối với nhà cung cấp nhận đặt hàng

- Đối với tổ chức, doanh nghiệp:

Nhà cung cấp là tổ chức, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

+ Đối với tổ chức: có chức năng, nhiệm vụ phù hợp với hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ được đặt hàng; đối với doanh nghiệp: có đăng ký ngành nghề kinh doanh, giấy phép hoạt động phù hợp với hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ được đặt hàng;

+ Không đang trong quá trình thực hiện thủ tục giải thể hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh; không thuộc trường hợp mất khả năng thanh toán theo quy định của pháp luật về phá sản.

- Đối với cá nhân: có trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp để đảm bảo đáp ứng được chất lượng, tiến độ và hiệu quả đặt hàng; có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật; không bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đáp ứng điều kiện khác theo quy định của pháp luật quản lý ngành, lĩnh vực (nếu có).

(Điều 108 Nghị định 214/2025/NĐ-CP)

Quy trình đặt hàng

Bước 1: Lập và phê duyệt phương án đặt hàng:

- Lập phương án đặt hàng:

Tổ chức đặt hàng lập phương án đặt hàng gồm các nội dung cơ bản sau: Tên hàng hóa, dịch vụ đặt hàng; dự kiến số lượng, khối lượng hàng hoá, dịch vụ; chất lượng hàng hoá, dịch vụ; thời gian triển khai và thời gian hoàn thành cung cấp hàng hóa, dịch vụ; dự toán đặt hàng; các yêu cầu cụ thể đối với nhà cung cấp về tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, trình độ kỹ thuật, công nghệ sản xuất, giải pháp thực hiện, nhân sự chủ chốt; cơ chế giám sát, đánh giá, kiểm định chất lượng và quy chế kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ được đặt hàng.

Nội dung cụ thể của phương án đặt hàng do tổ chức đặt hàng quyết định đảm bảo đáp ứng được chất lượng, tiến độ và hiệu quả đặt hàng.

- Tổ chức đặt hàng ban hành quyết định phê duyệt phương án đặt hàng.

Bước 2: Xác định nhà cung cấp nhận đặt hàng:

- Xác định nhà cung cấp nhận phương án đặt hàng:

Căn cứ phương án đặt hàng đã được phê duyệt và thông tin sơ bộ về nhà cung cấp có khả năng thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức đặt hàng xác định một nhà cung cấp nhận phương án đặt hàng.

- Nhà cung cấp gửi văn bản đăng ký đặt hàng kèm theo hồ sơ năng lực của nhà cung cấp và giá đề xuất đặt hàng:

Giá đề xuất đặt hàng của nhà cung cấp phải bao gồm toàn bộ chi phí để thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ, phí, lệ phí và thuế theo quy định. Nhà cung cấp nêu rõ thuế, phí, lệ phí trong giá đặt hàng. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ lần đầu tiên được cung cấp tại thị trường Việt Nam, nhà cung cấp có trách nhiệm nêu rõ các yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh hợp lý, hợp lệ, lợi nhuận của nhà cung cấp để làm cơ sở xác định giá đặt hàng theo quy định.

- Đánh giá hồ sơ năng lực của nhà cung cấp theo yêu cầu của phương án đặt hàng:

Trong quá trình đánh giá, tổ chức đặt hàng được mời nhà cung cấp đến làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung của hồ sơ năng lực để chứng minh việc đáp ứng các yêu cầu cụ thể của phương án đặt hàng.

Nhà cung cấp được mời thương thảo hợp đồng khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu của phương án đặt hàng.

Bước 3: Thương thảo hợp đồng:

- Nội dung thương thảo hợp đồng:

Thương thảo về giá đặt hàng và những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ trong phương án đặt hàng và các nội dung cần thiết khác;

- Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều khoản chi tiết của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, tiến độ thực hiện (nếu có).

Bước 4: Phê duyệt quyết định đặt hàng:

Trên cơ sở biên bản thương thảo hợp đồng, dự thảo hợp đồng, tổ chức đặt hàng phê duyệt quyết định đặt hàng bao gồm các nội dung:

- Tên nhà cung cấp;

- Tên hàng hoá, dịch vụ;

- Số lượng, khối lượng hàng hóa, dịch vụ;

- Giá đặt hàng;

- Loại hợp đồng;       

- Thời gian triển khai, thời gian hoàn thành.

Bước 5: Ký kết và thực hiện hợp đồng:

Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định đặt hàng, biên bản thương thảo hợp đồng và các tài liệu liên quan khác.

Bước 6: Công khai thông tin kết quả thực hiện hợp đồng đặt hàng (trừ thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước):

Tổ chức đặt hàng công khai thông tin về kết quả thực hiện hợp đồng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, gồm: tiến độ thực hiện; chất lượng hàng hóa, dịch vụ; vi phạm hợp đồng đặt hàng và lý do vi phạm; các thông tin khác (nếu cần thiết). Thời gian đăng tải có thể trong hoặc sau thời thực hiện hợp đồng nhưng không muộn hơn 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian hoàn thành đặt hàng.

(Điều 109 Nghị định 214/2025/NĐ-CP)

Giá đặt hàng

Giá đặt hàng do tổ chức đặt hàng thương thảo với nhà cung cấp đảm bảo công khai, minh bạch, tiết kiệm, phòng chống tiêu cực, lãng phí và không vượt dự toán đặt hàng trên cơ sở một hoặc một số thông tin sau:

- Tổng nguồn vốn của chương trình, nhiệm vụ, tổng mức đầu tư của dự án (nếu có).

- So sánh với giá của hàng hoá, dịch vụ tương tự.

- Các yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh hợp lý, hợp lệ, lợi nhuận (nếu có) hoặc tích luỹ theo quy định của pháp luật (nếu có) và các nghĩa vụ tài chính của nhà cung cấp theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp hàng hoá, dịch vụ lần đầu tiên được cung cấp tại thị trường Việt Nam, giá đặt hàng được xác định trên cơ sở chi phí thực tế thực hiện cung ứng hàng hoá, dịch vụ cộng với một khoản lợi nhuận hợp lý. Nhà cung cấp có trách nhiệm hạch toán, theo dõi riêng các chi phí này và thực hiện kiểm toán độc lập để làm căn cứ xác định giá đặt hàng được thanh toán.

(Điều 110 Nghị định 214/2025/NĐ-CP)

Xem thêm tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 4/8/2025.