Nguyên tắc thanh toán công tác phí công tác ngắn hạn nước ngoài do NSNN bảo đảm

Đỗ Thanh Phương

Nguyên tắc thanh toán công tác phí công tác ngắn hạn nước ngoài do NSNN bảo đảm 

Theo đó, nguyên tắc thanh toán chế độ công tác phí đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do Nhà nước bảo đảm kinh phí được quy định như sau:  

(i) Việc thanh toán chế độ công tác phí được thực hiện trên cơ sở quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền theo đúng nhiệm vụ được giao và các hồ sơ thanh toán theo quy định của pháp luật. 

(ii) Thời gian được hưởng chế độ công tác phí bao gồm: 

- Thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác ở nước ngoài của cấp có thẩm quyền. 

Trường hợp thời gian thực tế công tác ở nước ngoài ít hơn thời gian ghi trong quyết định thì chỉ thanh toán chế độ công tác phí theo thời gian thực tế công tác. Trường hợp thời gian thực tế công tác nhiều hơn thời gian ghi trong quyết định thì chỉ thanh toán chế độ công tác phí đối với thời gian kéo dài khi có quyết định bổ sung của cấp có thẩm quyền; 

- Thời gian đi đường, thời gian quá cảnh do nước đến công tác không có đường bay thẳng phải chờ đợi từ 24 tiếng trở lên để nối chuyến bay (nếu có), ngày lễ, ngày tết theo lịch trình công tác; 

- Thời gian chờ đợi là thời gian ngoài thời gian công tác do khách quan mà phải đến trước hoặc ở lại ở nước ngoài, tối đa không quá 6 ngày. Trường hợp này, người đi công tác được hưởng 100% mức khoán phụ cấp công tác quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 140/2025/TT-BTC hoặc thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh (việc quyết toán cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định); 

- Trường hợp trong thời gian đi công tác, vì lý do khách quan (như xảy ra thiên tai, dịch bệnh, xung đột vũ trang hoặc các nguyên nhân bất khả kháng khác), người đi công tác phải ở lại nước ngoài chưa thể về Việt Nam theo thời gian tại quyết định cử đi công tác ở nước ngoài của cấp có thẩm quyền, người đi công tác được hưởng 100% mức khoán phụ cấp công tác quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 140/2025/TT-BTC theo số ngày thực tế phát sinh tại nước ngoài hoặc được thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh (việc quyết toán cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định). 

Trưởng đoàn công tác (hoặc người được cử đi công tác trong trường hợp không thành lập đoàn công tác) chịu trách nhiệm lập bảng kê, xác định số lượng ngày thực tế phát sinh tại nước ngoài, tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ (đối với trường hợp thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh), báo cáo cấp có thẩm quyền cử đi công tác xem xét, phê duyệt sau khi kết thúc chuyến công tác để làm cơ sở thanh toán, quyết toán kinh phí theo quy định. 

Riêng đối với đoàn cấp cao theo quy định tại Điều 8 Thông tư 140/2025/TT-BTC , Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ đảm bảo hậu cần phục vụ đoàn cấp cao có trách nhiệm thanh toán, quyết toán các chi phí phát sinh do nguyên nhân khách quan theo quy định. 

Xem chi tiết nội dung tại Thông tư 140/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 14/02/2026.