Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

18/11/2023 11:15 AM

Ngày 15/11/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phong; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).

Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

(1) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

(2) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);

- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

 - Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu, ghi chú.

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10: Hệ thống hoả hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11: Biên mục hồ sơ

(1) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tử vào phiếu tin;

(2) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

(3) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bia hồ sơ.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bia hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.

Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

Bước 21: Lập mục lục hồ sơ

(1) Viết lời nói đầu;

(2) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).

Bước 22: Thống kê, bỏ gói, lập danh mục và viết thuyết minh tải liệu loại

(1) Sắp xếp, bỏ gói, thống kê tải liệu loại;

(2) Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

(1) Hoàn thành và bản giao hồ sơ phông;

(2) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2024 và thay thế Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010.

Chia sẻ bài viết lên facebook 2,478

Các tin khác
VĂN BẢN NỔI BẬT MỚI CẬP NHẬT
  • 16:05 | 12/06/2024 Thông tư 29/2024/TT-BTC ngày 16/5/2024 quy định về công tác tổng hợp, phân tích, dự báo giá thị trường và kinh phí bảo đảm cho công tác tổng hợp, phân tích, dự báo giá thị trường
  • 16:00 | 12/06/2024 Quyết định 498/QĐ-TTg ngày 11/6/2024 phê duyệt Phương án cắt giảm, đơn giản hóa quy định, thủ tục hành chính liên quan đến Phiếu lý lịch tư pháp
  • 15:58 | 12/06/2024 Quyết định 496/QĐ-TTg ngày 11/6/2024 Kế hoạch quốc gia về quản lý, loại trừ các chất làm suy giảm tầng ô-dôn, chất gây hiệu ứng nhà kính được kiểm soát
  • 15:57 | 12/06/2024 Thông tư 36/2024/TT-BTC ngày 16/5/2024 Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về Thẩm định giá doanh nghiệp
  • 15:50 | 12/06/2024 Thông tư 32/2024/TT-BTC ngày 16/5/2024 về các chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về cách tiếp cận thị trường, cách tiếp cận chi phí, cách tiếp cận từ thu nhập
  • 13:55 | 12/06/2024 Quyết định 1545/QĐ-BTNMT ngày 10/6/2024 công bố thủ tục hành chính mới; sửa đổi, bổ sung; thay thế và bị bãi bỏ trong lĩnh vực tài nguyên nước thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Tài nguyên và Môi trường
  • 11:50 | 12/06/2024 Thông tư 05/2024/TT-NHNN ngày 07/6/2024 bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành
  • 10:35 | 12/06/2024 Thông tư 04/2024/TT-BTP ngày 6/6/2024 sửa đổi Thông tư 02/2020/TT-BTP hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch
  • 10:30 | 12/06/2024 Thông tư 09/2024/TT-BYT ngày 11/6/2024 về Danh mục thuốc, nguyên liệu làm thuốc dùng cho người và mỹ phẩm xuất khẩu, nhập khẩu đã được xác định mã số hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam
  • 09:10 | 12/06/2024 Thông tư 37/2024/TT-BTC ngày 16/5/2024 về Chuẩn mực thẩm định giá Việt Nam về Thẩm định giá tài sản vô hình
Điện thoại: (028) 3930 3279 (06 lines)
E-mail: info@ThuVienPhapLuat.vn
Đơn vị chủ quản: Công ty cổ phần LawSoft. Giấy phép số: 32/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 15/05/2019 Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3935 2079