Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Thành Nhân

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phong; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).

Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

(1) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ

- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ;

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ;

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;

- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị.

(2) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ

- Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...);

- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần);

 - Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu, ghi chú.

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10: Hệ thống hoả hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11: Biên mục hồ sơ

(1) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tử vào phiếu tin;

(2) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

(3) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bia hồ sơ.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bia hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.

Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

Bước 21: Lập mục lục hồ sơ

(1) Viết lời nói đầu;

(2) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ).

Bước 22: Thống kê, bỏ gói, lập danh mục và viết thuyết minh tải liệu loại

(1) Sắp xếp, bỏ gói, thống kê tải liệu loại;

(2) Viết thuyết minh tài liệu loại.

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

(1) Hoàn thành và bản giao hồ sơ phông;

(2) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2024 và thay thế Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010.