04 loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính

04 loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính (Hình từ Internet)

Ngày 05/4/2023, Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Trong đó, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử. (Khoản 1 Điều 3 Thông tư 01/2023/TT-VPCP)

1. 04 loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, các loại giấy tờ thuộc phạm vi thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính bao gồm:

(i) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

(ii) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

(iii) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

(iv) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại (i), (ii), (iii) và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Trong đó, các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau:

- Bản chính;

- Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc;

- Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;

- Bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

2. 04 loại giấy tờ không thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính

Cụ thể tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, những giấy tờ, tài liệu sau đây không thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính:

(1) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

(2) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính thức theo quy định tại mục 1.

3. Người có trách nhiệm thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa trong thủ tục hành chính bao gồm:

- Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.

- Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc khoản 1 Điều 5 Thông tư 01/2023/TT-VPCP được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định tại Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP.

- Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định 107/2021/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 61/2018/NĐ-CP)

(Điều 5 Thông tư 01/2023/TT-VPCP)

4. Yêu cầu đối với việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, việc sao chụp giấy tờ sang bản điện tử bảo đảm các yêu cầu sau:

- Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

- Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

- Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

- Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

- Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

- Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Thông tư 01/2023/TT-VPCP có hiệu lực thi hành từ ngày 25/5/2023.