Công văn 851: Bộ Nội vụ hướng dẫn số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy

Công văn 851: Bộ Nội vụ hướng dẫn số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy (Hình từ Internet)

Ngày 01/4/2025, Bộ Nội vụ ban hành Công văn 851/BNV-CVT&LTNN về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Công văn 851/BNV-CVT&LTNN

Công văn 851: Bộ Nội vụ hướng dẫn số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy 

Để tiếp tục thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ trong quá trình Kết luận 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp, Bộ Nội vụ đề nghị UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương kịp thời chỉ đạo tổ chức thực hiện các nhiệm vụ như sau:

- Ưu tiên nguồn lực của địa phương để khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hoá các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân cơ quan, tổ chức.

- Việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo thẩm quyền, quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan, tổ chức.

- Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ tại phụ lục kèm theo văn bản.

Xem thêm tại Công văn 851/BNV-CVT&LTNN ban hành ngày 01/4/2025.

Yêu cầu trong công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương

Theo Công văn 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025, Bộ Nội vụ đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (UBND tỉnh) khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, trong đó có các yêu cầu như sau:

- Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu sau đây:

+ Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

+ Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

+ Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

+ Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.

- Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.