Công văn 1479 hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước của Bộ Công an

Công văn 1479 hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước của Bộ Công an (Hình từ internet)

Công văn 1479 hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước của Bộ Công an

Bộ Công an có Công văn 1479/BCA-ANCTNB ngày 17/4/2025 về việc hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu bí mật nhà nước.

Công văn 1479/BCA-ANCTNB​

Đơn cử, hướng dẫn phân loại tài liệu bí mật nhà nước để thực hiện số hóa như sau:

* Phân loại tài liệu lưu trữ

- Rà soát, phân loại tài liệu bí mật nhà nước độ Tuyệt mật đang lưu giữ trong từng hồ sơ để tách riêng, không thực hiện số hóa;

- Sắp xếp, lựa chọn tài liệu bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật cần số hóa theo hồ sơ đang lưu trữ;

- Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu Tối mật, Mật nếu đến thời điểm số hóa mà hết thời hạn bảo vệ là 20 năm (đối với tài liệu Tối mật), 10 năm (đối với tài liệu Mật) tính từ ngày ban hành nhưng không được cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước gia hạn thời hạn bảo vệ thì thuộc trường hợp đương nhiên giải mật theo quy định tại Điều 22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và được số hoá theo tài liệu không chứa bí mật nhà nước;

- Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu độ Tối mật, Mật đã kết thúc trước 20 năm đối với tài liệu Tối mật, 10 năm đối với tài liệu Mật và thời gian kết thúc được thể hiện trên dấu “Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước” thì được số hóa theo tài liệu không chứa bí mật nhà nước;

- Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu độ Tối mật, Mật nhưng không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước hiện hành (Phụ lục 1 và Phụ lục 2) thì được số hóa theo tài liệu không chứa bí mật nhà nước. Trước khi số hóa phải đóng dấu “Giải mật" theo quy định;

- Tài liệu bí mật nhà nước đã được giải mật bằng quyết định giải mật của người có thẩm quyền theo quy định tại Điều 22 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước thị được số hóa theo tài liệu không chứa bí mật nhà nước. Trước khi số hóa phải đóng dấu “Giải mật” theo quy định;

- Tài liệu bí mật nhà nước do Lưu trữ lịch sử lưu trữ, nếu không xác định được cơ quan xác định bí mật nhà nước thì Lưu trữ lịch sử quyết định việc giải mật theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trước khi số hóa phải đóng dấu “Giải mật” theo quy định;

- Việc bản giao tài liệu bí mật nhà nước giữa người trực tiếp quản lý, lưu giữ với người thực hiện nhiệm vụ số hóa được thực hiện khi mang tài liệu bí mật nhà nước ra khỏi kho lưu trữ, khi số hóa xong và mang trả lại kho lưu trữ. Khi bàn giao phải đối chiếu về số lượng tài liệu, số lượng trang trong từng tài liệu; kiểm tra về sự nguyên vẹn của tài liệu; việc bàn giao được lập thành biên bản kèm theo danh mục tài liệu (danh mục tài liệu gồm các thông tin cơ bản như: số tài liệu, số tờ, số trang, độ mật),

* Phân loại và xác định tài bí mật nhà nước đối với văn bản điện tử

- Người soạn thảo, tạo ra văn bản điện tử căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước thuộc các ngành, lĩnh vực được phân loại theo Phụ lục 1, Phụ lục 2 kèm theo Công văn này đề xuất người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu bí mật nhà nước tại Tờ trình hoặc Phiếu trình duyệt ký văn bản. Căn cứ đề xuất độ mật phải nêu rõ thuộc điều, khoản, điểm của quyết định danh mục bí mật nhà nước do Thủ tướng Chính phủ ban hành;

- Nội dung Phụ lục 1, Phụ lục 2 được xây dựng căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước hiện hành theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ; các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa cần cập nhật thường xuyên các danh mục mới khi được thay thế;

- Người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xác định, quyết định độ mật của bí mật nhà nước;

- Trường hợp các văn bản điện tử có tính chất lặp đi lặp lại và có cùng một độ mật thì người có thẩm quyền quy định tại điểm c mục 1.2 văn bản này xác định độ mật một lần cho loại văn bản đó;

- Trên cơ sở quyết định độ mật của người có thẩm quyền nêu tại điểm c của mục này, người soạn thảo tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản theo quy định;

- Tài liệu bí mật nhà nước được xác định, đóng dấu độ Tối mật, Mật nhưng có thời hạn kết thúc trước 20 năm đối với tài liệu Tối mật, 10 năm đối với tài liệu Mật thì cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước tạo dấu “Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước" trực tiếp trên tài liệu theo quy định tại Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Khi tạo dấu “Thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước", cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước phải thể hiện rõ thời gian được bảo vệ trên tải liệu. Ví dụ thời hạn bảo vệ từ ngày 07 tháng 4 năm 2025 đến ngày 25 tháng 4 năm 2025;

- Dự thảo văn bản điện tử có nội dung bí mật nhà nước khi gửi lấy ý kiến trên môi trường điện tử phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu và có văn bản yêu cầu nơi nhận có trách nhiệm bảo vệ nội dung dự thảo, bảo đảm không để xảy ra lộ, mất.

Xem chi tiết nội dung tại Công văn 1479/BCA-ANCTNB ngày 17/4/2025.