Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp không còn khả năng đóng (Công văn 2962/BHXH-QLT)

Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp không còn khả năng đóng (Hình từ internet)

Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp không còn khả năng đóng (Công văn 2962/BHXH-QLT)

Ngày 13/11/2025, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn 2962/BHXH-QLT về việc hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng.

Theo đó, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố (gọi chung là BHXH tỉnh) thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất như sau:

(1) Đối tượng áp dụng

- Người sử dụng lao động (đơn vị) không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024 theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

- Người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024, bao gồm:

+ Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đang tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện.

+ Đang hưởng chế độ hưu trí.

+ Đã hưởng chế độ tử tuất (thân nhân người lao động).

+ Đã hưởng BHXH một lần.

(2) Căn cứ xác nhận

- Căn cứ xác định người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động.

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

- Căn cứ xác định thời gian người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc.

Căn cứ xác định, gồm: tiền lương, tiền công của người lao động đã đăng ký tham gia BHXH, thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH chưa được xác nhận, tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ (bao gồm thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc).

(3) Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

- Nộp hồ sơ

+ Người lao động hoặc thân nhân của người lao động trong trường hợp người lao động đã chết có thể nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh quản lý đơn vị hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Dịch vụ công (trực tuyến), gửi qua dịch vụ bưu chính.

+ Hồ sơ gồm:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS, ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của BHXH Việt Nam);

- Xử lý hồ sơ

+ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính

Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia.

+ Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia

++ Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, đổi chiều với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan BHXH theo quy định:

+++ Căn cứ vào dữ liệu đang quản lý, trạng thái của đơn vị sử dụng lao động và quá trình đóng BHXH của người lao động trên phần mềm nghiệp vụ, thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH đến thời điểm người lao động nghỉ việc; trình Giám đốc BHXH tỉnh kỳ phê duyệt và in tờ rời, chuyên bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để trả người lao động; điều chỉnh giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất của đơn vị, đồng thời gửi thông báo kết quả đã xử lý cho Phòng Kế hoạch - Tài chính để hạch toán (Mẫu 03).

+++ Trường hợp các thông tin không trùng khớp: chuyển lại hồ sơ cho bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để hướng dẫn người lao động hoặc thân nhân người lao động bổ sung (Mẫu số 02, ban hành kèm theo Quyết định 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam).

++ Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp; BHXH tỉnh lập danh sách (Mẫu 01) kèm theo hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh chỉ đạo và thông báo kết quả xử lý để người lao động biết.

(4) Thời hạn xác nhận

- Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động.

- Trường hợp cần phải xác mình lại quá trình đóng BHXH: thời hạn không quá 45 ngày.

- Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: Trong thời hạn 05 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, BHXH tỉnh phải báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.

Xem thêm tại Công văn 2962/BHXH-QLT ngày 13/11/2025.