Các bước xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót

Các bước xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót 

Quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì:

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT

(2) Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. 

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. 

Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

(3) Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.

Mẫu số 01/TB-RSĐT

Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. 

Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

(4) Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Mẫu số 01/TB-HĐSS

2. Các bước xử lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót 

Tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Điều 10 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022 như sau:

* Bước 1:

- Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu thông báo HĐĐT có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) của NNT theo quy định tại mục 1, Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, Cổng điện tử tự động đối chiếu gói dữ liệu của NNT gồm:

+ Mã số thuế của NNT phải thuộc các trạng thái (00, 02, 03, 04, 05).

+ Các chỉ tiêu trên thông báo đúng Chuẩn dữ liệu.

+ Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

+ Số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong thông tin chung của gói dữ liệu.

+ Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT.

+ Sự tồn tại của từng hóa đơn trong thông báo HĐĐT có sai sót NNT gửi. Đối với thông báo giải trình của NNT cho thông báo của CQT thì đối chiếu sự tồn tại thông báo của CQT.

- Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử thực hiện:

+ Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022 do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

Căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản 1 Điều 10 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022, Cổng điện tử tự động:

++ Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS nếu thông báo hóa đơn sai sót NNT gửi đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn sai sót trên thông báo có tồn tại, lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT;

Trên Thông báo tiếp nhận dữ liệu HĐĐT có sai sót CQT ghi rõ hóa đơn sai sót được tiếp nhận và hóa đơn sai sót không được tiếp nhận, lý do không tiếp nhận, sử dụng chữ ký nhân danh của CQT để ký và tự động gửi cho NNT qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. 

Thông tin hóa đơn có sai sót cũng sẽ được gửi đến người mua qua địa chỉ thư điện tử của người mua.

++ Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL nếu thông báo hóa đơn sai sót NNT gửi không đúng theo chuẩn dữ liệu hoặc hóa đơn sai sót trên thông báo không tồn tại, không lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, ký nhân danh Tổng cục Thuế;

Mẫu số 01/TB-KTDL

Gửi NNT theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

+ Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do NNT gửi đến theo quy định tại (3) mục 1 thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản 1 Điều 10 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022:

Cổng điện tử tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. 

Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ (đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn có tồn tại) thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

* Bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, công chức bộ phận Thanh tra - kiểm tra tra cứu thông tin các thông báo ở trạng thái chưa xử lý, thực hiện rà soát thông tin từng hóa đơn NNT giải trình theo Thông báo của CQT, trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

Căn cứ kết quả rà soát, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS).

* Ban hành thông báo về kết quả xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022) gửi NNT:

- Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022 do NNT gửi đến theo quy định tại (3) mục 1 thì thực hiện như sau:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, cơ quan thuế thực hiện:

+ Phụ trách bộ phận tra cứu Thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS ở trạng thái chưa xử lý. 

Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

+ Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo. Trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

+ Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; 

Trường hợp thông báo sai thể thức sử dụng chữ ký số trên văn bản thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông báo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

+ Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, gửi NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

- Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022 đã được ký số cho NNT theo phương thức:

Qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và qua địa chỉ thư điện tử email của người mua trên hóa đơn có sai sót hoặc theo đăng ký (nếu có).

- Thông tin về hóa đơn điện tử trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT và Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022 cũng là căn cứ để Bộ phận TTKT xem xét ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT theo quy định tại Điều 11 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT ngày 23/8/2022.