Điều lệ công ty - “bản hiến pháp” đang bị lãng quên

Về bản chất, điều lệ công ty có thể được coi là một “khế ước” của những người thành lập ra nó. Các nước phát triển coi nó là một khế ước giữa công ty với các thành viên, cổ đông và giữa các cổ đông, thành viên với nhau. Tại nước ta, các nhà lập pháp cũng ủy thác cho điều lệ sứ mệnh chuyển tải những vấn đề quan trọng nhất liên quan đến tổ chức và hoạt động của công ty, trong đó nổi bật là hai vấn đề: (1) cơ cấu tổ chức “bộ máy quyền lực của công ty” và cách sử dụng quyền lực ấy vào hoạt động kinh doanh: quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ cấu tổ chức quản lý, người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, thể thức thông qua quyết định của công ty; (2) Quyền và nghĩa vụ của các cổ đông, thành viên góp vốn - những người chủ của công ty, kèm theo những nguyên tắc thực hiện quyền, giải quyết tranh chấp nội bộ phát sinh,...

Tầm quan trọng buộc phải có điều lệ công ty được nhìn nhận trên các phương diện như sau:

Thứ nhất, nếu xem công ty như là một quốc gia, một xã hội thu nhỏ thì điều lệ chính là “hiến pháp” của quốc gia thu nhỏ ấy. Điều lệ phải được xây dựng và thông qua bởi “cơ quan quyền lực nhất” của công ty đó là đại hội đồng cổ đông hay hội đồng thành viên. Tùy theo hoàn cảnh, điều kiện cụ thể của mỗi công ty, mà điều lệ hàm chứa các quy định khác nhau về các quy định nội bộ của công ty và các quy tắc quản trị công ty. Xuyên suốt Luật Doanh nghiệp (năm 2005 và 2014), các cụm từ: “Trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác”, “trong trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì”, “trường hợp điều lệ công ty không quy định thì”, “tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định”, “do điều lệ công ty quy định” lặp lại rất nhiều lần. Trong nhiều hoạt động của công ty cũng như những tranh chấp phát sinh, những quy định của điều lệ công ty được ưu tiên áp dụng trước pháp luật. Có thể thấy, đây là sự thừa nhận của pháp luật đối với “bản hiến pháp” riêng này của mỗi công ty.

Theo một kết quả điều tra xã hội do Đại học Luật TPHCM thực hiện thì quá nửa số cổ đông được hỏi không bày tỏ được quan điểm của mình về điều lệ công ty, điều đó cho thấy họ chưa nhận thức đúng vai trò của điều lệ trong chính công ty của mình.

Thứ hai, điều lệ công ty góp phần tạo lập lòng tin cho những đối tượng liên quan với công ty như các chủ sở hữu, các chủ sở hữu tiềm năng, các đối tác kinh doanh...

Cuối cùng, điều lệ là nghệ thuật kinh doanh. Điều lệ công ty phần nào cũng giống như một bản dự án kêu gọi nhà đầu tư.

Thực tế mang tên Việt Nam

Lẽ ra điều lệ công ty phải luôn là một văn bản được các công ty đầu tư đúng mức trong việc xây dựng và sử dụng. Tuy nhiên, thực tế tại Việt Nam lại diễn ra theo xu hướng ngược lại, với những biểu hiện điển hình:

Thứ nhất, điều lệ công ty bị xem nhẹ, thậm chí bỏ qua. Biểu hiện điển hình là sự thiếu đầu tư đúng mức khi xây dựng nó. Rất nhiều doanh nghiệp xem điều lệ chỉ là một loại văn bản để làm tròn đầy thủ tục với cơ quan công quyền khi thành lập. Với tư duy ấy, họ thản nhiên sử dụng những bản điều lệ mẫu được soạn sẵn như là một phiên bản sao chép và biến tấu của luật doanh nghiệp hay sao chụp điều lệ của các công ty lớn. Tất cả hầu như giống nhau và áp dụng đại trà mà không hề có sự cân nhắc, xem xét tình hình, hoàn cảnh đặc thù của công ty mình. Hậu quả của xu hướng này đó chính là, khả năng tự điều chỉnh hoạt động công ty - một điểm tiến bộ rất quan trọng mà Luật Doanh nghiệp 2005 đã dành cho các cổ đông, thành viên bị giảm sút; các cổ đông, thành viên cũng rất khó có thể sử dụng điều lệ để giải quyết tranh chấp hay bảo vệ quyền lợi của mình hoặc ràng buộc nghĩa vụ của người quản lý công ty.

Thứ hai, là quá thần thánh hóa điều lệ công ty, cố tình hoặc vô ý thượng tôn điều lệ, đứng ngoài khuôn khổ pháp luật. Dù điều lệ được xây dựng trên nền tảng quyền tự chủ của doanh nghiệp, nhưng sự tự chủ này phải nằm trong nguyên tắc của pháp quyền, không đi vào những vùng cấm địa mà pháp luật đã vạch ra. Nhiều công ty đã tự quy định về tỷ lệ tham dự đại hội đồng cổ đông, tỷ lệ cổ phiếu tối thiểu phải nắm giữ để được quyền tham dự hội đồng thành viên, rồi tự sáng tạo các trình tự, thủ tục tổ chức đại hội đồng cổ đông hay hội đồng thành viên một cách vô lý, gây cản trở quyền lợi của nhiều cổ đông nhỏ lẻ...

Tại nhiều công ty, dù điều lệ được lưu giữ tại trụ sở chính, nhưng nhiều cổ đông, thành viên không thể tiếp cận để xem xét, sao chép, trích lục, nhằm bảo vệ quyền lợi của mình. Quy định về xử lý vi phạm hành chính đối với những vi phạm về lưu giữ tài liệu như điều lệ công ty không được ban hành càng khiến cho việc vi phạm trở nên phổ biến hơn.

Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp, các cổ đông công ty không xem trọng điều lệ công ty, không nhận biết được đó là công cụ bảo vệ quyền lợi của mình, mà tất cả vin vào và tin tưởng tuyệt đối quy định của Luật Doanh nghiệp.

Cần thay đổi trước thềm Luật Doanh nghiệp 2014

Luật Doanh nghiệp 2014 sẽ có hiệu lực vào ngày 1-7-2015 quy định nhiều thay đổi mang tính đột phá trong việc trao quyền tự chủ mạnh mẽ hơn cho doanh nghiệp, xin nêu một số khuyến nghị đối với doanh nghiệp như sau:

Một là, sửa đổi, bổ sung hoặc biên soạn lại điều lệ công ty. Các doanh nghiệp cần cập nhật, thay đổi, bổ sung kịp thời các nội dung trong điều lệ công ty tương ứng với những khác biệt của Luật Doanh nghiệp 2014 so với Luật Doanh nghiệp 2005. Một số thay đổi cần lưu ý như: tỷ lệ dự họp tối thiểu để tiến hành họp hội đồng thành viên hay đại hội đồng cổ đông; tỷ lệ để quyết định của hội đồng thành viên hoặc của đại hội đồng cổ đông được thông qua; mô hình quản lý (đối với công ty cổ phần); phương thức thông qua quyết định của đại hội đồng cổ đông; không cấm một người đã làm giám đốc (tổng giám đốc) công ty cổ phần không được làm giám đốc (tổng giám đốc) công ty khác; về người đại diện theo pháp luật; hình thức dự họp; quy định về khởi kiện hội đồng quản trị, giám đốc, tổng giám đốc; yêu cầu hủy bỏ nghị quyết của đại hội đồng cổ đông...

Hai là, đối với những doanh nghiệp nào trước đây chỉ sao chép các điều luật thành điều lệ, thậm chí không phù hợp với doanh nghiệp mình, hoặc lấy biểu mẫu từ các trang web, các phòng đăng ký kinh doanh hay các văn phòng luật sư, thì cần đầu tư thỏa đáng cho việc xây dựng lại điều lệ của mình.

Đối với các đối tác, khi xem xét thực hiện một giao dịch với một doanh nghiệp, cần xem xét thêm điều lệ công ty, bởi vì có những giao dịch không phải cứ là người đại diện theo pháp luật của công ty thì được ký kết. Trên thực tiễn, hầu hết, các bên trong giao dịch chỉ quan tâm đến giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để xem ai là người đại diện theo pháp luật, dẫn đến chỉ cần có con dấu và chữ ký của đại diện này là đã hoàn toàn tin tưởng, an tâm tuyệt đối về tính hiệu lực của hợp đồng.

Lưu Minh Sang (*) - Trịnh Ngọc Nam

(*) Giảng viên Đại học Kinh tế - Luật TPHCM

Theo Thời báo Kinh tế Sài Gòn