Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số từ ngày 21/7/2025

Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số từ ngày 21/7/2025 (Hình ảnh từ Internet)

Ngày 03/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số từ ngày 21/7/2025

Căn cứ Điều 16 Nghị định 113/2025/NĐ-CP thì hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 13 và Điều 14 Nghị định 113/2025/NĐ-CP và các yêu cầu sau đây:

- Bảo đảm thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ và kỹ thuật về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ số.

- Bảo đảm an ninh, an toàn thông tin mạng phù hợp với quy mô của Kho lưu trữ số và tuân thủ quy định pháp luật liên quan khác.

- Hệ thống hóa tài liệu, hồ sơ; thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ,\ hệ thống.

- Cho phép tiếp cận, sử dụng và cấp quyền sử dụng hồ sơ, tài liệu, dữ liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều nền tảng khác nhau. 

- Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; dữ liệu chủ của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số, kiểm tra xác thực chữ ký số theo quy định.

- Có giải pháp hoặc tích hợp với giải pháp xác thực, bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ số.

- Có đầy đủ chức năng hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Nghị định này và đáp ứng thực tiễn hoạt động nghiệp vụ của từng cơ quan, tổ chức.

Các thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ từ ngày 21/7/2025

Căn cứ Điều 3 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định các thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Thông tin cơ bản của hồ sơ lưu trữ gồm: mã lưu trữ hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng trang; ghi chú.

- Thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nếu có) hoặc đường liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; ghi chú.

- Thông tin cơ bản của loại hình tài liệu lưu trữ phim hoặc ảnh (không bao gồm thông tin tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 113/2025/NĐ-CP) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản, dương bản); tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nếu có); ghi chú.

- Thông tin cơ bản của loại hình tài liệu lưu trữ ghi âm hoặc ghi âm và ghi hình (không bao gồm thông tin tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 113/2025/NĐ-CP) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (ghi âm hoặc ghi âm và ghi hình); tên sự kiện; tiêu đề; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nều có); ghi chú.

- Những thông tin cơ bản của tài liệu lưu trữ phải được đồng bộ với cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ trong toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bảo đảm khả năng chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Xem thêm Nghị định 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 21/7/2025.