Một số quy định về chuyển hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, gửi văn bản tố tụng giữ Tòa án và Viện kiểm sát

Tuấn Kiệt

Một số quy định về chuyển hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, gửi văn bản tố tụng giữ Tòa án và Viện kiểm sát

*Phương thức chuyển hồ sơ, văn bản tố tụng

1/ Hồ sơ vụ án hành chính có thể được chuyển qua đường bưu chính hoặc chuyển trực tiếp.

2/ Tất cả tài liệu trong hồ sơ vụ án (bao gồm tài liệu cũ và tài liệu mới bổ sung, nếu có) đều phải được đánh số, sắp xếp theo quy định tại khoản 2 Điều 132 Luật TTHC và có bản kê danh mục tài liệu. Trước khi chuyển hồ sơ vụ án từ Tòa án sang Viện kiểm sát hoặc ngược lại, cơ quan chuyển hồ sơ phải kiểm tra đầy đủ tài liệu trong hồ sơ.

3/ Trường hợp gửi hồ sơ theo đường bưu chính thì người trực tiếp nhận hồ sơ đầu tiên của Viện kiểm sát hoặc Tòa án phải kiểm tra niêm phong; nếu niêm phong không còn nguyên vẹn thì phải lập biên bản ngay xác nhận tình trạng hồ sơ, có xác nhận của nhân viên bưu chính và báo cáo lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách, đồng thời thông báo ngay cho cơ quan chuyển hồ sơ để phối hợp giải quyết. Trường hợp niêm phong còn nguyên vẹn nhưng tài liệu trong hồ sơ bị thiếu so với bản kê danh mục tài liệu thì phải báo cáo lãnh đạo đơn vị trực tiếp phụ trách để lập biên bản ngay và thông báo cho cơ quan chuyển hồ sơ biết để phối hợp giải quyết. Ngày nhận hồ sơ là ngày cơ quan nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ tại trụ sở.

4/ Trường hợp hồ sơ vụ án được chuyển trực tiếp thì thủ tục giao nhận hồ sơ do Tòa án chuyển cho Viện kiểm sát được thực hiện tại trụ sở Viện kiểm sát; thủ tục giao nhận hồ sơ do Viện kiểm sát chuyển trả cho Tòa án được thực hiện tại trụ sở Tòa án. Người nhận hồ sơ phải đối chiếu bản kê danh mục tài liệu với tài liệu đã được đánh số trong hồ sơ. Việc giao nhận hồ sơ phải được lập biên bản, ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, tình trạng hồ sơ, có chữ ký và họ tên của những người tiến hành giao nhận hồ sơ.

5/ Việc gửi văn bản tố tụng của Tòa án và Viện kiểm sát được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này hoặc được thực hiện bằng phương tiện điện tử theo quy định của Luật TTHC và pháp luật khác có liên quan.

*Chuyển giao tài liệu, chứng cứ được cung cấp, thu thập bổ sung cho Viện kiểm sát

Trường hợp hồ sơ vụ án đã được chuyển cho Viện kiểm sát mà trước khi mở hoặc mở lại phiên tòa, phiên họp có tài liệu, chứng cứ do đương sự, cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp cho Tòa án hoặc do Tòa án thu thập bổ sung thì Tòa án chuyển ngay cho Viện kiểm sát bản sao tài liệu, chứng cứ đó.

*Thông báo, chuyển tài liệu, chứng cứ do Viện kiểm sát thu thập

Tài liệu, chứng cứ do Viện kiểm sát thu thập theo quy định tại khoản 6 Điều 84 và khoản 2 Điều 259 Luật TTHC được thông báo cho đương sự theo quy định tại khoản 5 Điều 84 Luật TTHC, được chuyển cho Tòa án để đưa vào hồ sơ vụ án hành chính và bảo quản tại Tòa án theo quy định tại khoản 1 Điều 94 Luật TTHC.

*Gửi văn bản thông báo về thời gian, địa điểm mở lại phiên tòa sau khi hoãn, việc tiếp tục tạm ngừng phiên tòa

1/ Việc thông báo về thời gian, địa điểm mở lại phiên tòa theo quy định tại khoản 4 Điều 163 Luật TTHC được thực hiện bằng văn bản.

2/ Trường hợp Hội đồng xét xử đã quyết định tạm ngừng phiên tòa và thời hạn tạm ngừng dưới 30 ngày; hết thời hạn này mà Tòa án quyết định tiếp tục tạm ngừng phiên tòa vì lý do tạm ngừng phiên tòa chưa được khắc phục thì Tòa án thông báo bằng văn bản cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc tiếp tục tạm ngừng phiên tòa. Thời hạn tối đa của việc tạm ngừng phiên tòa là không quá 30 ngày kể từ ngày Hội đồng xét xử quyết định tạm ngừng phiên tòa.

Xem chi tiết tại Thông tư liên tịch 08/2026/TTLT-VKSNDTC-TANDTC có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2026.