Quy trình lập danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành BHXH Việt Nam

Thu Yến

Quy trình lập danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành BHXH Việt Nam

Theo đó, quy trình xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành BHXH Việt Nam như sau:

Bước 1. Công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam/các phòng thuộc BHXH tỉnh/các tổ nghiệp vụ thuộc BHXH huyện (gọi chung là đơn vị) dự kiến hồ sơ cần lập trong năm của đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam)/bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng của BHXH tỉnh/bộ phận lưu trữ thuộc Tổ nghiệp vụ của BHXH huyện (gọi chung là Lưu trữ cơ quan) tập hợp thành Danh mục hồ sơ của đơn vị rồi gửi Lưu trữ cơ quan.

Bước 2. Lưu trữ cơ quan tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan. Danh mục hồ sơ của cơ quan gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ theo Mẫu số 03 - Phụ lục IV Quy chế công tác văn thư ngành BHXH Việt Nam kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022. Trình tự như sau:

- Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan: Khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH các cấp được xây dựng theo cơ cấu tổ chức. Tên các đơn vị trong cơ quan làm đề mục lớn,  các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

- Xác định hồ sơ cần lập:

+ Xác định những hồ sơ cần lập: Căn cứ Khoản 2 Điều 25 của Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 để xác định những hồ sơ cần lập.

+ Dự kiến tiêu đề hồ sơ: Theo hướng dẫn tại Mẫu số 04 Phụ lục IV Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022.

+ Trách nhiệm lập hồ sơ: Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc hoặc chủ trì giải quyết công việc.

- Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ: Thời hạn bảo quản của hồ sơ được dự kiến theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của ngành BHXH Việt Nam.

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã (Ví dụ: I. VĂN PHÒNG, II. VỤ PHÁP CHẾ, III. TRUNG TÂM LƯU TRỮ…). Các đề mục nhỏ được đánh số riêng bằng chữ số Ả - rập (Ví dụ: 1. Phòng Tổng hợp hoặc 1. Công tác tham mưu, tổng hợp, báo cáo…).

Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Bước 3. Hoàn thiện Danh mục hồ sơ của cơ quan

Lưu trữ cơ quan lấy ý kiến đóng góp của đơn vị có liên quan; bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo trình lãnh đạo BHXH Việt Nam (BHXH tỉnh, BHXH huyện) phê duyệt.

Bước 4. Căn cứ Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan đã được ban hành, Văn thư đơn vị tạo cây Danh mục hồ sơ của đơn vị dự kiến hình thành trong năm vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (viết tắt là QLVB&ĐH) của từng đơn vị theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022.

Xem chi tiết tại Công văn 3238/BHXH-LT ngày 18/9/2024.