Công văn 7369/BTP-ВТТР: Hướng dẫn Nghị định 280/2025 cấp bản sao, chứng thực và xác nhận hợp đồng

Công văn 7369/BTP-ВТТР: Hướng dẫn Nghị định 280/2025 cấp bản sao, chứng thực và xác nhận hợp đồng (Hình từ Internet)

Ngày 17/11/2025, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn 7369/BTP-ВТТР về việc triển khai thi hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Công văn 7369/BTP-ВТТР năm 2025

Công văn 7369/BTP-ВТТР: Hướng dẫn Nghị định 280/2025 cấp bản sao, chứng thực và xác nhận hợp đồng

Theo đó, để bảo đảm việc tổ chức thực hiện kịp thời, hiệu quả các quy định của Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Bộ Tư pháp đề nghị các bộ, cơ quan ngang bộ và UBND các tỉnh, thành phố trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao chỉ đạo thực hiện một số nội dung được quy định tại Công văn 7369/BTP-ВТТР năm 2025 như sau:

(1) Đối với các bộ, cơ quan ngang bộ

- Tổ chức quán triệt, phổ biến các nội dung của Nghị định 280/2025/NĐ-CP đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý bằng các hình thức phù hợp với yêu cầu, điều kiện, tình hình thực tiễn, trong đó tập trung vào các quy định mới có liên quan đến trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử và thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc.

- Rà soát quy định của pháp luật chuyên ngành, kịp thời chấn chỉnh hoặc đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý của mình để hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, bảo đảm phù hợp với nguyên tắc cải cách thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp.

(2) Đối với Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố

- Chỉ đạo Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan tại địa phương tham mưu UBND cấp tỉnh việc tổ chức triển khai thi hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP; công bố thủ tục hành chính về chứng thực trên cơ sở bộ thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực do Bộ Tư pháp ban hành; tổ chức rà soát, xây dựng và ban hành quy trình nội bộ trong giải quyết các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực theo hướng đơn giản, rõ ràng, minh bạch, bảo đảm thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

- Tổ chức triển khai kịp thời, hiệu quả các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của UBND cấp tỉnh, chủ ý các nhiệm vụ như:

+ Xem xét việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp xã có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao, tổ chức hành nghề công chứng được phân bổ hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương;

+ Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trên địa bản thực hiện nghiêm quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử và quy định về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính; 

+ Có biện pháp chân chính tỉnh hình lạm dụng yêu cầu bàn sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn.

- Chỉ đạo việc nghiên cứu và thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các quy định mới của Nghị định 280/2025/NĐ-CP, tập trung một số vấn đề sau đây:

+ Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực: Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực được chuyển từ tập thể (UBND cấp xã) thành cá nhân (Chủ tịch UBND cấp xã).

+ Người thực hiện chứng thực: Người thực hiện chứng thực là Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

+ Việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực.

++ Thực hiện quy định tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp xã và pháp luật có liên quan, Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của mình như sau:

++ Ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc UBND cấp mình (khoản 1 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025). Trong trường hợp này, người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác có thể phân công cho cấp phó của mình thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại Nghị định số 150/2025/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Ví dụ: Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã sau khi được ủy quyền có thể phân công cho Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã sau khi được ủy quyền có thể phân công cho Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

++ Ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực trên cơ sở nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh (khoản 8 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025).

++ Phân công cho Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực (khoản 4 Điều 40 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025).

+ Việc ký và sử dụng con dấu đối với văn bản thực hiện nhiệm vụ chứng thực được phân công, ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 7, khoản 8. khoản 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 và Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

- Phạm vi thực hiện chứng thực: Theo quy định tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch nêu trên. Đối với các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất, đối với các giao dịch về nhà ở, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp được thực hiện không phụ thuộc nơi cư trú theo quy định nêu trên.

- Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực

+ Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bàn chỉnh hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy từ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

- Số chứng thực bản sao từ bản chỉnh, số chứng thực chữ ký chứng thực điểm chỉ, số chứng thực chữ ký người dịch, số chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.

Mẫu lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính được ban hành theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP được đánh máy hoặc khắc trên mẫu dầu.

Trên đây là một số nội dung triển khai thi hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Bộ Tư pháp đề nghị các bộ, cơ quan ngang bộ và UBND các tỉnh, thành phố quan tâm, thực hiện..

Xem thêm tại Công văn 7369/BTP-ВТТР ban hành ngày 1/11/2025.