Quy định về việc lập hồ sơ giải quyết khiếu nại từ 15/8/2024

Quy định về việc lập hồ sơ giải quyết khiếu nại từ 15/8/2024 (Hình từ internet)

Ngày 01/7/2024, Tổng Thanh tra Chính phủ ban hành Thông tư 06/2024/TT-TTCP quy định việc lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.

1. Trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại

- Người giải quyết khiếu nại có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.

- Trường hợp người giải quyết khiếu nại giao cơ quan thanh tra cùng cấp hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của mình xác minh nội dung khiếu nại thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ trì hoặc Trưởng đoàn xác minh, Tổ trưởng Tổ xác minh, người được giao nhiệm vụ xác minh có trách nhiệm giúp người giải quyết khiếu nại lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.

(Điều 9 Thông tư 06/2024/TT-TTCP)

2. Trình tự lập hồ sơ giải quyết khiếu nại

Trình tự lập hồ sơ giải quyết khiếu nại được quy định tại Điều 10 Thông tư 06/2024/TT-TTCP như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ

- Hồ sơ được mở từ ngày người có thẩm quyền ra thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại;

- Căn cứ vào thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại, người được giao lập hồ sơ mở và cập nhật thông tin ban đầu về hồ sơ.

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Người được giao lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tải liệu trong quá trình giải quyết khiếu nại vào hồ sơ đã mở, bảo đảm sự chính xác, toàn vẹn, hệ thống và đầy đủ của hồ sơ;

- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp theo nhóm quy định tại mục 3 dưới đây.

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ được kết thúc vào ngày người có thẩm quyền gửi quyết định giải quyết khiếu nại theo quy định hoặc ban hành văn bản thông báo đình chỉ giải quyết khiếu nại (nếu có):

- Người được giao lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, loại bản trùng, bản nháp ra khỏi hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

3. Hồ sơ giải quyết khiếu nại

Hồ sơ giải quyết khiếu nại bao gồm:

* Nhóm 1 về các văn bản chủ yếu, bao gồm:

- Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi nội dung khiếu nại trực tiếp; văn bản ủy quyền của người khiếu nại; văn bản cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại (nếu có);

- Thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại;

- Báo cáo kết quả kiểm tra lại quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật cán bộ, công chức bị khiếu nại (nếu có);

- Văn bản giao nhiệm vụ xác minh nội dung khiếu nại (nếu có) quyết định xác minh nội dung khiếu nại;

- Văn bản gia hạn thời hạn giải quyết khiếu nại (nếu có).

- Đơn rút khiếu nại, thông báo về việc đình chỉ giải quyết khiếu nại (nếu có) 

- Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại.

- Quyết định giải quyết khiếu nại;

- Văn bản công khai quyết định giải quyết khiếu nại.

*Nhóm 2 về các văn bản, tài liệu được ban hành trong quá trình giải quyết khiếu nại, bao gồm:

- Văn bản đề nghị cung cấp thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại;

- Biên bản làm việc với người khiếu nại, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;

- Văn bản thông báo về việc tổ chức đối thoại; biên bản đối thoại; báo cáo kết quả đối thoại trong trường hợp người giải quyết khiếu nại phân công hoặc giao nhiệm vụ đối thoại,

- Quyết định trưng cầu giám định, văn bản đề nghị giám định; kết quả giám định (nếu có)

- Quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại; quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ (nếu có).

* Nhóm 3 về thông tin, tài liệu, bằng chứng thu thập được trong quá trình giải quyết khiếu nại, bao gồm:

- Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại do người khiếu nại, người đại diện, người được ủy quyền, luật sư, trợ giúp viên pháp lý của người khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan cung cấp,

- Thông tin, tài liệu, bằng chứng liên quan đến nội dung khiếu nại do người bị khiếu nại cung cấp,

- Thông tin, tài liệu, bằng chứng do cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác cung cấp (nếu có)

- Biên bản giao nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng:

- Văn bản, báo cáo của người bị khiếu nại, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; văn bản giải trình của người bị khiếu nại về quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại (nếu có);

- Tài liệu khác có liên quan (nếu có).

Trường hợp giải quyết khiếu nại lần hai hồ sơ bao gồm:

Hồ sơ giải quyết khiếu nại lần hai bao gồm các tài liệu quy định nêu trên và các tài liệu sau đây:

- Quyết định thành lập Hội đồng tư vấn (nếu có);

- Văn bản thể hiện ý kiến của Hội đồng tư vấn (nếu có); 

- Tài liệu khác có liên quan (nếu có).

(Điều 11, 12 Thông tư 06/2024/TT-TTCP)