Hướng dẫn cấp số, ngày tháng năm ban hành văn bản của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Hướng dẫn cấp số, ngày tháng năm ban hành văn bản của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp (Hình từ Internet)

Ngày 06/12/2024, Tổng cục trưởng Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp ban hành Quyết định 278/QĐ-TCGDNN về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp.

Hướng dẫn cấp số, ngày tháng năm ban hành văn bản của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Theo quy định tại Điều 23 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024 thì việc cấp số, ngày tháng năm ban hành văn bản của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được thực hiện như sau:

- Tất cả các loại văn bản đi của cơ quan Tổng cục do Văn thư thống nhất quản lý; được mở sổ theo dõi riêng, được cấp số theo hệ thống riêng theo từng loại văn bản. Số văn bản đi của từng loại văn bản được cấp từ số 01, tăng dần liên tiếp theo thứ tự thời gian ban hành văn bản, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Đối với các văn bản chuyên ngành có quy định đánh số riêng thì thực hiện theo quy định của văn bản chuyên ngành đó. 

- Các loại văn bản chuyên ngành, văn bản mật được mở sổ theo dõi riêng và cấp số riêng. 

- Văn bản điện tử được cấp số tự động hoặc nhập tay trên máy theo chức năng của phần mềm. 

- Văn thư cơ quan chỉ được cấp số, ngày, tháng, năm của văn bản đi sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cấp ngay sau khi ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. 

Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được quy định cụ thể tại Điều 13 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024 được thực hiện như sau:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Tổng cục xử lý, giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. 

- Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. 

- Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm: 

+ Xác định hình thức, tên loại, nội dung văn bản, thu thập tài liệu có liên quan, soạn thảo văn bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định, đề xuất độ mật, độ khẩn của văn bản, nơi nhận văn bản; soạn thảo tờ trình, phiếu trình văn bản, ký số (trường hợp đã được cấp chữ ký số) trên phiếu trình hoặc ghi rõ họ tên người soạn thảo trên phiếu trình, đăng nhập tài khoản trên Hệ thống, cập nhật dự thảo văn bản, phiếu trình và tài liệu có liên quan, cập nhật tóm tắt nội dung trình, trình dự thảo văn bản và tài liệu trên Hệ thống đến địa chỉ lãnh đạo đơn vị. 

+ Trường hợp văn bản cần lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì thực hiện như quy trình lấy ý kiến của văn bản giấy. 

- Trình ký văn bản 

+ Đối với văn bản điện tử trình Bộ, thực hiện theo quy định tại Điều 13 Quyết định 100/QĐ-LĐTBXH năm 2024. 

+ Hồ sơ trình ký văn bản điện tử 

++ Tờ trình, Phiếu trình điện tử đã được người có thẩm quyền của đơn vị soạn thảo văn bản phê duyệt; 

++ Dự thảo văn bản trình ký; 

++ Bản tổng hợp ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân liên quan (nếu có); + Văn bản đến điện tử là cơ sở phát sinh hồ sơ trình ký (nếu có) và các văn bản có liên quan; 

++ Bản dự thảo văn bản các lần trước (nếu có). 

+ Lãnh đạo đơn vị tiếp nhận hồ sơ trình ký văn bản. Nếu văn bản, hồ sơ cần chỉnh sửa, bổ sung thì cập nhật ý kiến trên hệ thống và chuyển trả lại cho cá nhân soạn thảo. Nếu văn bản, hồ sơ đúng yêu cầu thì lãnh đạo đơn vị cập nhật ý kiến trên Hệ thống, ký số vào phiếu trình văn bản, chuyển văn bản đến địa chỉ của Văn phòng Tổng cục. 

+ Văn phòng tiếp nhận, xem xét trình lãnh đạo Tổng cục. Nếu văn bản cần chỉnh sửa bổ sung thì cập nhập ý kiến vào Hệ thống và chuyển trả lại cho đơn vị. Nếu văn bản hồ sơ đúng yêu cầu thì lãnh đạo Văn phòng ký số vào phiếu trình, sau đó chuyển tới lãnh đạo Tổng cục trên Hệ thống. 

- Lãnh đạo Tổng cục tiếp nhận hồ sơ trình ký văn bản. Nếu văn bản, hồ sơ cần chỉnh sửa, bổ sung thì cập nhật ý kiến trên Hệ thống và chuyển trả lại cho đơn vị soạn thảo. Nếu văn bản, hồ sơ đúng yêu cầu thì lãnh đạo Tổng cục ký số và chuyển trên Hệ thống đến Văn thư cơ quan. 

- Văn thư cơ quan cấp số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, in 01 bản ra giấy, đóng dấu để lưu tại văn thư, ký số của Tổng cục trên bản điện tử đã có ký số của người có thẩm quyền, gửi văn bản đến nơi nhận trên Hệ thống, theo dõi kết quả gửi nhận văn bản, nộp văn bản vào lưu trữ khi đến hạn nộp lưu. 

Xem thêm Quyết định 278/QĐ-TCGDNN có hiệu lực từ 06/12/2024.