05 quy tắc viết tắt khi soạn thảo văn bản hành chính mới nhất

1. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, bản sao văn bản hành chính được thực hiện theo bảng sau:

Những nội dung đánh dấu * là có sự thay đổi so với quy định trước đây tại Thông tư 01/2011/TT-BNV mà mọi người cần lưu ý:

- Bản ghi nhớ: Trước đây viết tắt là GN

- Bản thỏa thuận: Trước đây viết tắt là TTh

- Giấy ủy quyền: Trước đây viết tắt là UQ

- Giấy nghỉ phép: Trước đây viết tắt là NP.

2. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

4. Viết tắt khi ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

5. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...      

Xem thêm:

>> Mẫu 25 loại văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

>> Các trường hợp bắt buộc viết hoa trong văn bản hành chính

Quý Nguyễn