Tàng thư căn cước công dân là gì? Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tàng thư căn cước công dân

Tàng thư căn cước công dân là gì? Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tàng thư căn cước công dân (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Tàng thư căn cước công dân là gì?

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2016/TT-BCA thì tàng thư căn cước công dân là hệ thống hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân được quản lý, phân loại, sắp xếp theo trình tự nhất định để tra cứu và khai thác thông tin.

Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 10/2016/TT-BCA thì tàng thư căn cước công dân do Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương lập, quản lý và bảo quản theo quy định tại Thông tư 10/2016/TT-BCA và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tàng thư căn cước công dân

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tàng thư căn cước công dân theo Điều 7 Thông tư 10/2016/TT-BCA (sửa đổi tại Thông tư 39/2019/TT-BCA) như sau:

(1) Hồ sơ, tài liệu về công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân gồm:

- Tờ khai Căn cước công dân;

- Phiếu thu nhận thông tin Căn cước công dân;

- Phiếu chuyển hồ sơ Căn cước công dân (nếu có);

- Phiếu điều chỉnh Thông tin Căn cước công dân (nếu có);

- Các tài liệu về công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân và các tài liệu khác có liên quan.

(2) Hồ sơ, tài liệu Chứng minh nhân dân 9 số:

- Tờ khai Chứng minh nhân dân;

- Chỉ bản Chứng minh nhân dân;

- Thẻ điều chỉnh tờ khai Chứng minh nhân dân (nếu có);

- Phiếu chuyển hồ sơ Chứng minh nhân dân (nếu có);

- Các tài liệu về công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân và các tài liệu khác có liên quan.

(3) Hồ sơ, tài liệu Chứng minh nhân dân 12 số:

- Tờ khai Chứng minh nhân dân;

- Thẻ điều chỉnh tờ khai Chứng minh nhân dân (nếu có);

- Phiếu chuyển hồ sơ Chứng minh nhân dân (nếu có);

- Các tài liệu về công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân và các tài liệu khác có liên quan.

3. Quy trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào tàng thư căn cước công dân

Quy trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào tàng thư căn cước công dân theo Điều 8 Thông tư 10/2016/TT-BCA như sau:

- Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân cho công dân, đơn vị làm thủ tục cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân phải chuyển hồ sơ, tài liệu đến đơn vị quản lý tàng thư căn cước công dân để sắp xếp vào tàng thư căn cước công dân.

- Cán bộ tàng thư tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do đơn vị làm thủ tục cấp thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân chuyển đến. Khi tiếp nhận phải kiểm tra giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ. 

Nếu tiếp nhận trực tiếp thì phải có biên bản giao nhận; nếu tiếp nhận qua đường giao liên thì phải ghi vào sổ theo dõi. Trường hợp hồ sơ, tài liệu không đầy đủ theo quy định tại mục 2, cán bộ tiếp nhận phải yêu cầu người chuyển giao hồ sơ, tài liệu (đối với trường hợp tiếp nhận trực tiếp) hoặc báo cáo lãnh đạo đơn vị có văn bản yêu cầu đơn vị gửi hồ sơ, tài liệu (đối với trường hợp tiếp nhận qua đường giao liên) bổ sung hồ sơ.

4. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tàng thư căn cước công dân

Theo Điều 9 Thông tư 10/2016/TT-BCA thì sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tàng thư căn cước công dân như sau:

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân 12 số:

+ Hồ sơ, tài liệu của mỗi công dân được đựng trong một túi hồ sơ căn cước công dân riêng. Trường hợp không đựng hết trong một túi hồ sơ căn cước công dân thì lập túi hồ sơ căn cước công dân tiếp theo và ghi “tập 1, tập 2…”;

+ Hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt đối với họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh của công dân (nam riêng, nữ riêng) theo thông tin ghi trên Túi hồ sơ căn cước công dân.

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác cấp, quản lý Chứng minh nhân dân 09 số:

+ Phân loại công thức vân tay:

++ Phân loại công thức vân tay in trên chỉ bản theo phương pháp Galton-Henry, ghi đầy đủ công thức phân loại vân tay 06 nhóm vào tờ khai và chỉ bản;

++ Kiểm tra kết quả phân loại, điều chỉnh những công thức sai;

+ Sắp xếp tờ khai, chỉ bản:

++ Tờ khai sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt đối với họ, tên (nam riêng, nữ riêng) và ngày, tháng, năm sinh;

++ Chỉ bản sắp xếp theo thứ tự 06 nhóm công thức phân loại vân tay.

- Phương tiện để sắp xếp hồ sơ, tài liệu về căn cước công dân là tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu và phương tiện khác.