Hướng dẫn công tác kế toán công đoàn cơ sở

Hướng dẫn công tác kế toán công đoàn cơ sở (Hình từ internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Công tác kế toán công đoàn cơ sở được hướng dẫn tại Hướng dẫn 47/HD-TLĐ năm 2021, cụ thể:

1. Nguyên tắc chung trong công tác kế toán công đoàn cơ sở

- Công đoàn cơ sở thực hiện kế toán ghi đơn (không đối ứng tài khoản). Trường hợp các công đoàn cơ sở có tổ chức bộ máy kế toán thực hiện chế độ kế toán theo Hướng dẫn 22/HD-TLĐ ngày 29/04/2021 của Tổng Liên đoàn về thực hiện chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp trong các đơn vị kế toán công đoàn.

- Các khoản thu, chi tài chính của công đoàn cơ sở phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời vào sổ kế toán. Kế toán phải tuân thủ quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp và quy định của Tổng Liên đoàn về chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, bàn giao kế toán,...

- Năm tài chính từ 01/01 - 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán là Đồng Việt Nam. Đối với những công đoàn cơ sở mới thành lập, năm tài chính đầu tiên của công đoàn cơ sở mới thành lập được xác định từ thời điểm thành lập đến ngày 31/12 của năm đó.

2. Chứng từ kế toán công đoàn cơ sở

- Lập chứng từ kế toán: Các khoản thu, chi tài chính phát sinh tại công đoàn cơ sở, kế toán công đoàn cơ sở phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đúng với nghiệp vụ kinh tế, tài chính; chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.

Các khoản chi mua hàng hóa, tài sản của công đoàn cơ sở phải đảm bảo quy trình mua sắm và có hóa đơn tài chính theo quy định của Nhà nước. Đối với các khoản thuê, mướn tài sản phục vụ hoạt động của công đoàn cơ sở nhưng không có hóa đơn tài chính phải có hợp đồng thuê mướn, thanh lý hợp đồng người được giao nhiệm vụ phải báo cáo chủ tài khoản xem xét, phê duyệt, ký hợp đồng thuê mướn để thực hiện.

- Ký chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của các chức danh theo mẫu biểu, chứng từ quy định mới có giá trị thực hiện. Lập và ký chứng từ kế toán bằng bút bi, bút mực; không lập và ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì hoặc khắc dấu ký sẵn; Chứng từ ký từng liên; chữ ký trên chứng từ kế toán của 1 người phải thống nhất.

- Danh mục chứng từ kế toán:

Xem chi tiết Tổng hợp danh mục chứng từ kế toán công đoàn cơ sở TẠI ĐÂY

3. Sổ kế toán công đoàn cơ sở

Mỗi công đoàn cơ sở có 1 hệ thống sổ kế toán cho 1 kỳ kế toán năm. Kế toán phải mở sổ, ghi sổ, khóa số, đóng dấu giáp lai, quản lý, ghi sổ kế toán theo quy định của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

- Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với công đoàn cơ sở mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

- Ghi sổ kế toán:

+ Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp để ghi sổ kế toán. Không dùng mực đỏ, chì để ghi sổ kế toán. Chữ viết rõ ràng, liên tục, có hệ thống, khi hết trang phải cộng trang để mang sang đầu trang sau kế tiếp; khi sửa chữa phải theo đúng phương pháp quy định của Luật Kế toán.

+ Các khoản thu, chi hoạt động công đoàn ghi sổ thu, chi tài chính của công đoàn cơ sở (mẫu số S82-TLĐ).

Mẫu số S82-TLĐ

+ Các khoản công đoàn cơ sở huy động thu, nộp quỹ xã hội từ thiện khi có văn bản kêu gọi hoặc cho phép của cơ quan có thẩm quyền (Ủy ban TW MTTQ Việt Nam, Tổng Liên đoàn, Quỹ xã hội từ thiện thành lập theo quy định của pháp luật) trên nguyên tắc tự nguyện ... phản ánh vào sổ chi tiết theo dõi các khoản phải trả (mẫu số S18 - TLĐ) và hàng năm lập báo cáo thu, nộp quỹ xã hội từ thiện với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở.

Mẫu số S18 - TLĐ

- Khóa sổ kế toán: Cuối kỳ kế toán, kế toán Công đoàn cơ sở kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, khóa sổ kế toán để cung cấp số liệu lập Báo cáo Tài chính.

- Danh mục sổ kế toán:

Xem chi tiết Danh mục sổ kế toán công đoàn cơ sở TẠI ĐÂY

4. Báo cáo tài chính công đoàn cơ sở

Xem chi tiết Danh mục báo cáo tài chính công đoàn cơ sở và cách lập TẠI ĐÂY

5. Kế toán và lập báo cáo thu, chi hoạt động xã hội trong công đoàn cơ sở

- Công đoàn cơ sở không được tự tổ chức huy động đóng góp của đoàn viên, người lao động cho các hoạt động xã hội, từ thiện.

- Đối với các nội dung huy động đóng góp do Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam hoặc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và các tổ chức xã hội từ thiện được phép theo quy định của pháp luật kêu gọi đóng góp cho các hoạt động xã hội, từ thiện như: ủng hộ vùng bão lụt, thiên tai, hỏa hoạn, các quỹ xã hội của công đoàn, hỗ trợ cán bộ, công chức, người lao động tại cơ quan, doanh nghiệp bị tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, bị bệnh hiểm nghèo, bệnh tật kéo dài, gia đình bị thiên tai, hỏa hoạn phải thực hiện theo đúng hướng dẫn, quy định của pháp luật và của công đoàn cấp trên, đảm bảo nguyên tắc tự nguyện tham gia của đoàn viên và người lao động, số tiền thu được và số chi ra (nếu CĐCS được ủy quyền chi) kế toán công đoàn phản ánh đầy đủ vào sổ theo dõi các khoản phải trả, chi tiết theo từng loại quỹ huy động.

Cuối năm lập báo cáo thu, chi các loại quỹ huy động với Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) công đoàn cơ sở và công khai đến đối tượng huy động, công khai tại Hội nghị tổng kết hoạt động công đoàn hàng năm của đơn vị.

6. Lưu trữ chứng từ kế toán công đoàn cơ sở

- Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 10 năm gồm:

+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

+ Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành, tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, sáp nhập,... của đơn vị kế toán, kết luận thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan có thẩm quyền.

- Tiêu hủy tài liệu kế toán: Tài liệu hết thời hạn lưu trữ được tiêu hủy. Chủ tài khoản thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán, Hội đồng tiêu hủy lập danh mục tài liệu tiêu hủy, Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn tiêu hủy trước khi tiêu hủy.

7. Bàn giao tài chính trong công đoàn cơ sở

- Bàn giao tài chính khi thay đổi chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ:

+ Khi thay đổi Chủ tịch Công đoàn cơ sở (Chủ tài khoản) kế toán khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho Chủ tịch công đoàn mới. Trong trường hợp cần thiết, UBKT công đoàn đồng cấp hoặc cấp trên xem xét, tổ chức kiểm tra quản lý tài chính, tài sản của công đoàn cơ sở niên độ liền kề thời điểm thay đổi chủ tài khoản để làm cơ sở bàn giao.

+ Khi thay đổi kế toán phải khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho kế toán mới (bao gồm cả chứng từ, sổ kế toán, báo cáo, dự toán, quyết toán thu, chi).

+ Khi thay đổi Thủ quỹ phải lập biên bản bàn giao quỹ cho Thủ quỹ mới.

- Bàn giao tài chính khi Công đoàn cơ sở giải thể:

+ Công đoàn cơ sở quyết toán thu, chi tài chính đến thời điểm kết thúc hoạt động.

+ Nộp báo cáo quyết toán thu, chi tài chính, tích lũy tài chính (Số dư các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Kho bạc, số còn phải nộp cấp trên, số cấp trên còn phải cấp) đến thời điểm kết thúc hoạt động, con dấu cho công đoàn cấp trên được phân cấp quản lý tài chính công đoàn cơ sở (lập biên bản ký nhận của đại diện bên giao và bên nhận).