Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội, xử lý thế nào?

Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội, xử lý thế nào? (Hình từ internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau: 

1. Mỗi người có bao nhiêu sổ bảo hiểm xã hội?

Tại điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 có quy định như sau:

Mã số BHXH: là số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia do cơ quan BHXH cấp để ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

Đồng thời, tại Điều 3 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 quy định người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

Như vậy, theo quy định, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất và cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế.

2. Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội, xử lý thế nào?

Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, khi người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên sẽ xảy ra các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Có 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau

Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.

Đồng thời, tại tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định như sau:

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Như vậy, nếu người lao động có 2 sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng.

Trường hợp 2: có 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng không trùng nhau

Tại khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (được sửa đổi, bổ sung tại Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) đã chỉ rõ:

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

Theo đó, người lao động có 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.

3. Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội được quy định tại khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (được sửa đổi, bổ sung tại Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Mẫu TK1-TS

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

4. Trình tự gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên

Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên như sau:

Bước 1. Lập, nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH: NLĐ lập Tờ khai TK1-TS.

NLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

Qua giao dịch điện tử: NLĐ đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH qua bưu chính.

- Qua Bưu chính;

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3. NLĐ nhận kết quả đã giải quyết.

(Thủ tục 1.7 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021)