Theo đó, để phục vụ cho công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu ngành và các mục đích khác, Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định:
Mỗi học sinh, giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục sẽ có 1 mã định danh duy nhất, gồm 20 ký tự, do Hệ thống cơ sở dữ liệu ngành cấp tự động trong lần tạo lập hồ sơ đầu tiên trên cơ sở các thông tin bắt buộc khai báo.
Trường hợp giáo viên, nhân viên và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục chuyển công tác, ngừng làm việc, thôi việc sẽ không xóa hồ sơ và mã định danh mà cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử.
Trường hợp có học sinh nghỉ học, thôi học hoặc chuyển đi sẽ không xóa hồ sơ và mã định danh mà cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử của học sinh.
Trường hợp tiếp nhận học sinh chuyển đến sẽ cập nhật thông tin trên hồ sơ điện tử của học sinh theo mã định danh đã được cấp.
Thông tư 26/2019/TT-BGDĐT có hiệu lực từ ngày 15/02/2020.