Hướng dẫn lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân Quý 3/2025

Hướng dẫn lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân Quý 3/2025 (Hình từ internet)

Hướng dẫn lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân Quý 3/2025

Theo Công văn 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 thì căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019, Tổng cục Thuế triển khai việc các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân.

Theo đó, Cục Thuế hướng dẫn lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân như sau:

Bước 1: Chọn danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay

Bước 2: Chọn kỳ tính thuế

- Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy, ngày lập <= Ngày hiện tại

- Lần gửi: Bắt buộc nhập dạng số tự nhiên >0

Bước 3: Nhập thông tin tờ khai danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Trong đó, các chỉ tiêu cần nhập bao gồm:

- Kèm theo chứng từ nộp NSNN:

+ Số: Bắt buộc nhập số chứng từ, định dạng text

+ Số tham chiếu: Bắt buộc nhập số tham chiếu, định dạng text

+ Ngày: Bắt buộc nhập ngày, định dạng dd/mm/yyyy và ngày phải <= ngày hiện tại

- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID): Bắt buộc chọn 1 trong 4 giá trị sau đó nhập thông tin chi tiết

- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo:

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên >0

- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng

- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text

- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhâp số nguyên >0

- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]

- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]

Bước 4: Nhấn “Ghi” để lưu lại thông tin vào CSDL

Bước 5: Kết xuất tờ khai dạng XML để nộp qua mạng 

Tra cứu giấy nộp tiền để nộp danh sách thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân 

Tại Tài liệu hướng dẫn sử dụng ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn tra cứu giấy nộp tiền để nộp danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân như sau:

- NNT đăng nhập vào hệ thống eTax và chọn chức năng “Nộp thuế”, chọn tiếp “Tra cứu giấy nộp tiền”.

- Hệ thống tự động tích chọn "Nộp tại Cổng eTax của TCT’, cho phép tích chọn lại "Nộp tại các kênh khác’

+ Trường hợp 1: NNT tích chọn "Nộp tại Cổng eTax của TCT’, nhập các tham số tra cứu và nhấn "Tra cứu’, hệ thống hiển thị màn hình kết quả danh sách giấy nộp tiền đã lập, nộp trên cổng eTax

+ Trường hợp 2: NNT tích chọn "Nộp tại các kênh khác’, nhập các tham số tra cứu và nhấn "Tra cứu’, hệ thống hiển thị màn hình kết quả danh sách giấy nộp tiền đã nộp tại các kênh khác cổng eTax.

- Trên màn hình danh sách kết quả tra cứu, tại các dòng giấy nộp tiền có trạng thái Nộp thuế thành công, NNT nhấn vào biểu tượng “” tại cột “Nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân”.

Hệ thống kiểm tra giấy nộp tiền đã chọn có tiểu mục 1001- Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công không

+ Nếu không có thì hiển thị cảnh báo lên màn hình "Để nộp danh sách chi tiết số tiền TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Bạn phải chọn GNT có tiểu mục 1001- Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công’.

+ Nếu có thì hiển thị màn hình nộp XML

- NNT nhấn chọn tệp bảng kê, chọn đến file XML đã kê khai và kết xuất từ hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK

- NNT chọn ký điện tử. Hệ thống hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN

+ Nhập mã PIN đúng và chọn nút “Chấp nhận”, hệ thống báo ký điện tử thành công. Hiển thị màn hình nộp danh sách chi tiết thuế TNCN thành công.

- NNT có thể tra cứu danh sách chi tiết TNCN đã nộp tại chức năng Tra cứu giấy nộp tiền hoặc Tra cứu danh sách chi tiết thuế TNCN.

+ Tại chức năng Tra cứu giấy nộp tiền : NNT thực hiện tra cứu giấy nộp tiền, hệ thống sẽ hiển thị kết quả danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân mà NNT đã nộp thành công (đính kèm với từng giấy nộp tiền)

+ Tại chức năng Tra cứu danh sách chi tiết thuế TNCN: NNT nhập tham số tra cứu, nhấn Tra cứu. Hệ thống hiển thị kết quả danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân đã nộp thành công.

+ Nhấn vào tên hồ sơ để tải hồ sơ định dạng XML về máy trạm

+ Nhấn “Thông báo”: Để xem và tải danh sách thông báo của hồ sơ.