Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân của người lao động khi nghỉ việc từ 01/01/2026

Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân của người lao động khi nghỉ việc 01/01/2026

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 đã quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động như sau:

(1) Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động được quy định:

- Chỉ được yêu cầu cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân tuyển dụng phù hợp với quy định của pháp luật; thông tin được cung cấp chỉ được sử dụng vào mục đích tuyển dụng và mục đích khác theo thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp luật;

- Thông tin cung cấp phải được xử lý theo quy định của pháp luật và phải được sự đồng ý của người dự tuyển;

- Phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển;

(2) Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quản lý, sử dụng người lao động được quy định:

- Tuân thủ quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, pháp luật về lao động, việc làm, pháp luật về dữ liệu và quy định khác của pháp luật có liên quan;

- Dữ liệu cá nhân của người lao động phải lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận;

- Phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

(3) Việc xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động được thu thập bằng biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong quản lý người lao động được quy định như sau:

- Chỉ được áp dụng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật phù hợp với quy định của pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích của chủ thể dữ liệu cá nhân, trên cơ sở người lao động biết rõ biện pháp đó;

- Không được xử lý, sử dụng dữ liệu cá nhân thu thập từ các biện pháp công nghệ, kỹ thuật trái quy định của pháp luật.

Như vậy, dựa theo quy định kể trên thì kể từ ngày 01/01/2026, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng người lao động cần lưu ý phải xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động (tức nghỉ việc), trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

Tương tự trong quá trình tuyển dụng, cần phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển.

Quy định trên có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, đối với các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đang thực hiện mà đã được chủ thể dữ liệu cá nhân đồng ý hoặc theo thỏa thuận theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 trước ngày 01/01/2026 thì tiếp tục thực hiện, không phải xin đồng ý lại hoặc thỏa thuận lại.

Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân của người lao động khi nghỉ việc 01/01/2026 (Hình từ internet)

 Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân từ 01/01/2026

(1) Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân bao gồm:

- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;

- Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân;

- Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân;

- Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; gửi yêu cầu phản đối xử lý dữ liệu cá nhân;

- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;

- Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật.

(2) Nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân bao gồm:

- Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;

- Tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác;

- Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật, theo hợp đồng hoặc khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình;

- Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và tham gia phòng, chống hoạt động xâm phạm dữ liệu cá nhân.

(3) Chủ thể dữ liệu cá nhân khi thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau đây:

- Thực hiện theo quy định của pháp luật; tuân thủ nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân theo hợp đồng. Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân phải nhằm mục đích bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của chính chủ thể dữ liệu cá nhân đó;

- Không được gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân;

- Không được xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.

(4) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi, không được gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật.

(5) Khi nhận được yêu cầu của chủ thể dữ liệu cá nhân để thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân quy định tại (1), bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải kịp thời thực hiện trong thời hạn theo quy định của pháp luật.

Chính phủ quy định chi tiết nội dung trên.

(Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025)