Công văn 4578: Yêu cầu bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ

Công văn 4578: Yêu cầu bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ (Hình từ khóa)

Ngày 23/5/2025, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Công văn 4578/VPCP-KGVX bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ.

Công văn 4578/VPCP-KGVX năm 2025

Công văn 4578: Yêu cầu bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ

Theo đó, xét theo kiến nghị của Bộ Nội vụ tại Tờ trình 1966/TTr-BNV đề ngày 01/5/2025 về việc bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, Phó Thủ tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Hòa Bình đã có một số ý kiến về bảo đảm nguồn kinh phí cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ được quy định tại Công văn 4578/VPCP-KGVX năm 2025 như sau:

- Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp các Bộ, cơ quan, địa phương thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; chủ động rà soát, hướng dẫn các địa phương việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền phù hợp với nguồn lực của địa phương theo đúng chỉ đạo của Ban chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, trong đó tập trung xây dựng lộ trình thực hiện và xác định số lượng tài liệu lưu trữ cần ưu tiên số hóa để đảm bảo không xảy ra sai phạm, thất thoát, lãng phí nguồn lực nhất là trong quá trình thực hiện sắp xếp, tổ chức lại bộ máy chính quyền địa phương hai cấp.

- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ trì, phối hợp các cơ quan liên quan:

+ Chủ động cân đối, bố trí nguồn lực phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức các cấp bảo đảm hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ liên tục người dân, cơ quan, tổ chức, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp; đồng thời đẩy mạnh chuyển đổi số trong xử lý, lưu trữ hồ sơ công việc trên môi trường mạng theo chỉ đạo của Ban Chỉ đạo của Chính phủ về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06 (Thông báo 71/TB-VPCP năm 2025 của Văn phòng Chính phủ).

+ Chủ động cân đối, điều chỉnh trong dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm để triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và pháp luật có liên quan; trường hợp phát sinh các vấn đề về nguồn kinh phí vượt thẩm quyền, Bộ Nội vụ chủ trì, tổng hợp gửi Bộ Tài chính trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật.

Văn phòng Chính phủ thông báo để các cơ quan biết, thực hiện.

Hướng dẫn lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Thông tư 05/2025/TT-BNV như sau:

- Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ 2024; tài liệu phục vụ hoạt động điều hành, thúc đẩy cải cách hành chính của cơ quan, tổ chức và người dân.

“Điều 40. Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị

1. Những tài liệu lưu trữ có các nội dung sau đây được phát huy giá trị bằng hình thức quy định tại Điều 41 của Luật này:

a) Lịch sử dựng nước, giữ nước, xác lập và thực thi chủ quyền; quá trình hình thành, phát triển của quốc gia, dân tộc và giá trị truyền thống của đất nước, con người Việt Nam;

b) Các sự kiện tiêu biểu, dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước Việt Nam; các ngành, lĩnh vực, địa phương; cơ quan, tổ chức thuộc các chế độ chính trị - xã hội; cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử;

c) Thành tựu tiêu biểu trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.”

- Tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 05/2025/TT-BNV, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ quyết định việc số hóa.

- Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hoá của các cơ quan, tổ chức phải bảo đảm đúng thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử.

Xem thêm tại Công văn 4578/VPCP-KGVX ban hành ngày 23/5/2025.