Hướng dẫn cấp và quản lý sổ Bảo hiểm xã hội (Công văn 526)

Hướng dẫn cấp và quản lý sổ Bảo hiểm xã hội (Công văn 526) (Hình từ Internet)

Ngày 20/06/2025, Bảo hiểm xã hội khu vực XXVII ban hành Công văn 526/BHXH-QLT về việc hướng dẫn đăng ký, kê khai BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

Công văn 526/BHXH-QLT

Hướng dẫn cấp và quản lý sổ Bảo hiểm xã hội (Công văn 526)

Theo Mục 4 Công văn 526/BHXH-QLT quy định về cấp và quản lý sổ BHXH như sau:

(1) Mỗi người lao động chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật. 

- Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên thì phải chuyển toàn bộ sổ cho cơ quan BHXH nơi người lao động đang làm việc, nộp hồ sơ thông qua đơn vị theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 hoặc cơ quan BHXH nơi đang sinh sống nếu tất cả các sổ đã được bảo lưu quá trình (cá nhân tự nộp hồ sơ theo PGNHS 626) để được gộp quá trình vào một mã số duy nhất. 

- Trường hợp các sổ BHXH có quá trình đóng trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động) thông qua đơn vị hoặc trực tiếp vào tài khoản của người lao động, không bao gồm tiền lãi. 

(2) Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024. 

Khi người lao động nghỉ việc, dừng đóng, đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600. 

- Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN chuyển về đơn vị để trả cho người lao động. 

- Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo PGNHS 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động. 

- Trường hợp đơn vị chậm đóng tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, đơn vị có trách nhiệm nộp đủ số tiền chậm đóng và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.

Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: đơn vị chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại đơn vị và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh. 

(3) Trường hợp đơn vị di chuyển trong địa bàn khu vực, đơn vị thay đổi tên không thực hiện xác nhận sổ BHXH. 

Nguyễn Thị Mỹ Quyền