Quy trình triển khai phát triển người tham gia BHXH, BHYT bắt buộc

Quy trình triển khai phát triển người tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Hình từ internet)

Ngày 15/7/2025, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn 1584/BHXH-QLT về việc hướng dẫn phát triển người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc.

Công văn 1584/BHXH-QLT

Quy trình triển khai phát triển người tham gia BHXH, BHYT bắt buộc

Theo đó, BHXH Việt Nam hướng dẫn quy trình triển khai phát triển người tham gia BHXH, BHYT bắt buộc như sau: 

(1) Đối với đơn vị chưa tham gia BHXH, BHYT bắt buộc: 

Bước 1: Gửi đơn vị Thông báo về việc tham gia, đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (Mẫu số: 04a-KT) bằng chuyển phát hồ sơ đảm bảo: 

(i) Thời gian thực hiện: 05 ngày kể từ ngày xuất hiện Mẫu số: 02a-KT trên phần mềm TST.

(ii) Khi gửi Mẫu số: 04a-KT (kèm theo tài liệu được tạo tại đường dẫn tải dưới dạng mã QR code), bao gồm:

- Danh sách lao động chưa tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 02a-KT).

- Tài liệu dẫn chiếu quy định của pháp luật về đối tượng, mức đóng, phương thức đóng, căn cứ đóng, các hành vi vi phạm pháp luật về đóng, xử lý vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT (trích lược từ tài liệu đã được BHXH Việt Nam tổng hợp gửi BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tại Văn bản số 1999/BHXH-TST ngày 26/6/2024 của BHXH Việt Nam).

- Mẫu biểu hồ sơ kê khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số TK1-TS, Mẫu số: TK3-TS, Mẫu số: D02-LT), hướng dẫn lập.

- Hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT bắt buộc; hướng dẫn sử dụng phương thức giao dịch hồ sơ điện tử.

- Thông tin viên chức của cơ quan BHXH (họ và tên, số điện thoại, email,...), địa chỉ cơ quan BHXH để đơn vị có căn cứ liên hệ đề nghị hướng dẫn, giải đáp khi đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc.

- Đề nghị đơn vị lập Báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 056-KT) gửi cơ quan BHXH.

(iii) Sau khi gửi Thông báo về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (Mẫu số: 04a-KT), viên chức được phân công chuyên quản tiếp tục theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn đơn vị đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc cho người lao động.

Trường hợp đơn vị không nhận được Thông báo thì liên hệ ngay với đơn vị chuyển phát làm rõ nguyên nhân, lý do và có biện pháp để đảm bảo Thông báo được gửi đến đơn vị kịp thời.

(iv) Cập nhật vào phần mềm:

Viên chức chuyên quản cập nhật vào Mẫu số: 02a-KT, Mẫu số: 026-KT, Mẫu số: 036-KT:

- Ngày tháng năm gửi Thông báo về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (Mẫu số: 04a-KT).

- Căn cứ vào hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc cho người lao động (Mẫu D02-LT, TK1-TS) tại phần mềm TST hoặc từ báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 056-KT) do đơn vị gửi đến.

Bước 2: Làm việc trực tiếp với đơn vị:

- Các đơn vị làm việc trực tiếp:

Sau 10 ngày, kể từ sau ngày gửi Thông báo về việc tham gia, đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động mà đơn vị vẫn chưa tham gia BHXH, BHYT bắt buộc, đồng thời không có ý kiến phản hồi.

- Hình thức làm việc trực tiếp: Bằng một trong hai hình thức:

+ Tập trung tại cơ quan BHXH hoặc tại địa chỉ cố định khi làm việc trực tiếp cùng một buổi, hoặc một ngày đối với nhiều đơn vị.

+ Viên chức được phân công chuyên quản trực tiếp đến làm việc tại đơn vị. Tùy theo tính chất, quy mô từng đơn vị, có thể thành lập Tổ hoặc Đoàn làm việc trực tiếp với đơn vị.

- Công tác chuẩn bị và tổ chức thực hiện trước, trong và sau khi làm việc trực tiếp:

+ Trước khi làm việc trực tiếp: Viên chức chuyên quản đơn vị lập Thông báo lịch làm việc (Mẫu số: 05a-KT) kèm theo Mẫu số: 05b-KT trình Lãnh đạo ký, gửi đơn vị. Sau khi gửi Thông báo lịch làm việc cần liên hệ thường xuyên để nắm bắt, hướng dẫn đơn vị lập Báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 056-KT), chuẩn bị hồ sơ liên quan phục vụ cho cuộc làm việc.

+ Trong thời gian làm việc trực tiếp: Thực hiện kiểm tra, đối soát các tài liệu liên quan đến thực hiện chính sách BHXH, BHYT cho người lao động như: hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, kê khai thuế....; lập Biên bản làm việc về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (Mẫu số: 06a-KT); trường hợp người lao động thuộc đối tượng phải tham gia BHXH, BHYT bắt buộc thì hướng dẫn đơn vị kê khai, thời hạn nộp hồ sơ đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc cho người lao động.

+ Sau khi làm việc trực tiếp: Viên chức chuyên quản đơn vị tiếp tục đôn đốc, hướng dẫn đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc cho người lao động.

- Cập nhật vào phần mềm:

Viên chức chuyên quản cập nhật vào Mẫu số: 02a-KT, Mẫu số: 026-KT, Mẫu số: 036-KT: Các nội dung, thông tin có trong Biên bản làm việc (Mẫu số: 06-KT) hoặc căn cứ vào hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc cho người lao động (Mẫu D02-LT, TK1-TS) tại phần mềm TST.

Bước 3: Tổ chức Hội nghị tư vấn, đối thoại, đôn đốc, hướng dẫn đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc:

Gửi thông báo cho tất cả các đơn vị đã thực hiện Bước 1 và Bước 2 mà đơn vị chưa đăng ký tham gia BHXH, BHYT bắt buộc cho người lao động hoặc chưa có ý kiến phản hồi thì căn cứ số lượng đơn vị tổ chức Hội nghị tư vấn, đối thoại, đôn đốc, hướng dẫn đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc và cần chú trọng một số nội dung sau:

- Lập, gửi giấy mời đơn vị tham gia Hội nghị bằng thư bảo đảm, kèm theo các tài liệu như tại tiết (ii) Bước 1.

Sau khi gửi Giấy mời, viên chức được phân công chuyên quản tiếp tục theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn đơn vị tham dự hội nghị và đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc cho người lao động.

- Thành phần tham gia Hội nghị:

+ Đối với cơ quan BHXH và cơ quan, đơn vị ngoài ngành liên quan: Lãnh đạo cơ quan BHXH và các phòng/bộ phận, đơn vị ngoài ngành liên quan để triển khai các nội dung tại Hội nghị đảm bảo hiệu lực, hiệu quả.

+ Đối với đơn vị sử dụng lao động: Người đại diện, hoặc người được ủy quyền đại diện theo pháp luật của đơn vị và người làm công tác kế toán, hoặc người làm công tác tổ chức - nhân sự của đơn vị. BHXH tỉnh, thành phố / cơ sở căn cứ thực tiễn phạm vi về số lượng người tham dự Hội nghị để tổ chức các cuộc hội nghị cho phù hợp, hiệu quả.

- Nội dung Hội nghị:

+ Phổ biến các quy định của pháp luật về trách nhiệm tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc của đơn vị (người sử dụng lao động), người lao động; quy định của pháp luật về các hành vi vi phạm pháp luật và bị nghiêm cấm; xử lý vi phạm khi đơn vị chậm đóng, trốn đóng BHXH, BHYT cho người lao động; các lợi ích, quyền lợi của đơn vị và của người lao động khi tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc.

+ Thông báo đến từng đơn vị số lượng lao động đang sử dụng nhưng chưa đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc để yêu cầu, hướng dẫn đơn vị đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc theo đúng quy định.

+ Quán triệt, thông tin đến đơn vị, trường hợp các đơn vị sau 10 ngày kể từ ngày tham dự Hội nghị mà cố tình không tham gia, đóng BHXH, BHYT bắt buộc thì sẽ tiến hành thực hiện các biện pháp tiếp theo theo quy định của pháp luật, hoặc kiến nghị cơ quan thẩm quyền thanh tra, kiểm tra việc chấp hành chính sách pháp luật về BHXH, BHYT, xử lý vi phạm, yêu cầu khắc phục hậu quả vi phạm.

- Trường hợp trên địa bàn BHXH tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý thu hoặc trên một địa bàn do BHXH cơ sở có số đơn vị ít, không đủ để tổ chức Hội nghị thì Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố chủ trì, điều phối mở Hội nghị toàn tỉnh, hoặc BHXH tỉnh, thành phố, BHXH cơ sở làm việc trực tiếp với đơn vị như tại bước 3 điểm này đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.

- Thời gian, tiến độ hoàn thành tổ chức Hội nghị: BHXH tỉnh, thành phố /cơ sở xây dựng lịch tổ chức Hội nghị với các đơn vị đảm bảo linh hoạt, tiết kiệm và hiệu quả. Việc tổ chức Hội nghị thực hiện thường xuyên, hàng tháng, hàng quý, hoàn thành trước ngày 20/12 hàng năm.

- Cập nhật vào phần mềm:

Viên chức chuyên quản cập nhật vào Mẫu số: 02a-KT, Mẫu số: 026-KT, Mẫu số: 036-KT:

+ Ngày, tháng tổ chức hội nghị theo từng đơn vị tham gia hội nghị.

+ Căn cứ vào hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc cho người lao động (Mẫu D02-LT, TK1-TS) tại phần mềm TST hoặc từ báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 056-KT) do đơn vị gửi đến.

Bước 4: Kiểm tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT đột xuất xử lý theo thẩm quyền:

- Bộ phận thu, phát triển người tham gia bắt buộc thuộc Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia/Bộ phận thu, phát triển người tham gia bắt buộc và quản lý chậm đóng, trốn đóng thuộc BHXH cơ sở: Sau 10 ngày, kể từ sau ngày tổ chức hội nghị ở Bước 3 mà đơn vị vẫn chưa tham gia BHXH, BHYT bắt buộc thì kết xuất danh sách các đơn vị đề nghị kiểm tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT đột xuất.

- Phòng Kiểm tra:

+ Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được danh sách các đơn vị đề nghị kiểm tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT đột xuất phải ban hành Quyết định Kiểm tra và tổ chức thực hiện kiểm tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT đột xuất theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

+ Sau khi kết thúc kiểm tra, chuyển Kết luận kiểm tra đến Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia hoặc Bộ phận thu, phát triển người tham gia bắt buộc và quản lý chậm đóng, trốn đóng thuộc BHXH cơ sở để cập nhật vào phần mềm (Mẫu số: 02a-KT, Mẫu số 02b-KT, Mẫu số: 036-KT, Mẫu số: 10-KT) kết quả kiểm tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT đột xuất và kết quả xử lý.

Bước 5: Chuyển hồ sơ đề nghị điều tra, xử lý hình sự hành vi trốn đóng BHXH, BHYT bắt buộc:

Đối với các đơn vị có hành vi vi phạm đến mức phải xử lý hình sự (hành vi trốn đóng về số người lao động, số tiền, thời gian vi phạm) và đáp ứng đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015 (sau khi kiểm tra xử lý vi phạm hành chính, nhưng không, hoặc chậm khắc phục hậu quả vi phạm) thì Phòng Kiểm tra trình Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố chuyển hồ sơ đề nghị cơ quan Công an điều tra theo quy định của pháp luật. Cập nhật thời gian gửi hồ sơ vào phần mềm để theo dõi, đôn đốc (Mẫu số: 036-KT).

(2) Đối với đơn vị tham gia BHXH, BHYT chưa đầy đủ cho người lao động:

Bước 1: Gửi đơn vị Thông báo về việc tham gia, đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động:

- Gửi Thông báo về việc tham gia, đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (Mẫu số: 04a-KT) kèm theo Danh sách tham gia BHXH, BHYT bắt buộc chưa đầy đủ cho người lao động (Mẫu số: 02b-KT) đến các đơn vị và mẫu Báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 056-KT) để đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia và báo cáo gửi lại cơ quan BHXH.

- Sau khi gửi Mẫu số: 04a-KT, viên chức được phân công chuyên quản tiếp tục theo dõi, đôn đốc đơn vị lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT,

BHTN bắt buộc cho người lao động và báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 05b-KT) gửi lại cơ quan BHXH.

- Cập nhật vào phần mềm:

Viên chức chuyên quản cập nhật vào Mẫu 03b-KT:

+ Ngày tháng năm gửi thông báo.

Căn cứ vào hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc cho người lao động (Mẫu D02-LT, TK1-TS) tại phần mềm TST hoặc từ báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu số: 056-KT) do đơn vị gửi đến.

Bước 2: Làm việc trực tiếp với đơn vị: Thực hiện như hướng dẫn tại Bước 3 khoản (1).

Bước 3: Kiểm tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT đột xuất xử lý theo thẩm quyền: Thực hiện như hướng dẫn Bước 4 khoản (1).

Bước 4:  Chuyển hồ sơ đề nghị điều tra, xử lý hình sự hành vi trốn đóng BHXH, BHYT bắt buộc: Thực hiện như hướng dẫn tại Bước 5 khoản (1).