Đã có Quyết định 3999: Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính

Đã có Quyết định 3999: Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính (Hình từ Internet)

Ngày 28/11/2025, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 3999/QĐ-BTC ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.

Đã có Quyết định 3999: Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính 

Theo đó, Quy định chung về thu nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (áp dụng cho tất cả các loại tài liệu) như sau:

(1) Trách nhiệm lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

- Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định; đối với hồ sơ, tài liệu vật chứa bí mật Nhà nước phải được đánh số tờ, lập Mục lục văn bản, tài liệu chứa bí mật Nhà nước (theo Mẫu số 01).

+ Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết thì cá nhân, bộ phận chủ trì cuối cùng có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thực hiện thu nộp.

+ Cá nhân được giao xử lý công việc tuyệt đối không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu làm tài sản cá nhân hoặc chuyển sang cơ quan, đơn vị khác. Công chức, viên chức, người lao động phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu mình lưu giữ hoặc đang giải quyết cho đơn vị trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác. Chỉ sau khi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động bản giao hồ sơ, tài liệu và được thủ trưởng đơn vị xác nhận thì cơ quan tổ chức cán bộ mới trao quyết định.

- Văn thư tại cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định.

(2) Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành: Hằng năm, lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ tổ chức thu hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào kho lưu trữ theo quy định sau:

- Lập kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan và công chức, viên chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện hành

- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức, người lao động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" (theo Mẫu số 03).

- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế và lập Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu (theo Mẫu số 04).

- Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

(3) Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

- Hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

- Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu nộp, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

- Người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn lưu trữ của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

- Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật Nhà nước được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

- Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tải liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

- Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.

Xem chi tiết tại Quyết định 3999/QĐ-BTC ban hành ngày 28/11/2025.