Hướng dẫn lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK 2026

Hướng dẫn lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK 2026 (Hình từ internet)

1. Hướng dẫn lập danh sách số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK 2026

Tại Công văn 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 về việc triển khai cung cấp thông tin số thuế đã nộp thay cho cá nhân, Cục Thuế có hướng dẫn lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên HTKK như sau:

Cách 1: Nhập thông tin và lưu vào CSDL:

Bước 1: Chọn danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay

Bước 2: Chọn kỳ tính thuế

- Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy, ngày lập <= Ngày hiện tại

- Lần gửi: Bắt buộc nhập dạng số tự nhiên >0

Bước 3: Nhập thông tin tờ khai danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Trong đó, các chỉ tiêu cần nhập bao gồm:

- Kèm theo chứng từ nộp NSNN:

+ Số: Bắt buộc nhập số chứng từ, định dạng text

+ Số tham chiếu: Bắt buộc nhập số tham chiếu, định dạng text

+ Ngày: Bắt buộc nhập ngày, định dạng dd/mm/yyyy và ngày phải <= ngày hiện tại

- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID): Bắt buộc chọn 1 trong 4 giá trị sau đó nhập thông tin chi tiết

- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo:

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên >0

- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng

- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text

- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhâp số nguyên >0

- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]

- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]

Bước 4: Nhấn “Ghi” để lưu lại thông tin vào CSDL

Bước 5: Kết xuất tờ khai dạng XML để nộp qua mạng 

Cách 2: Nhận thông tin từ file excel và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn link <Mẫu tải bảng kê> để lấy mẫu bảng kê

Bước 2: Nhập thông tin vào file bảng kê excel (các chỉ tiêu giống với nhập trực tiếp trên UD)

Bước 3: Chọn nút <Tải bảng kê>

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng dấu “...” để chọn file đính kèm, sau đó nhấn <Tải dữ liệu>

Bước 5: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

2. Hạn chót quyết toán thuế TNCN năm 2025 trong năm 2026

Theo quy định, quyết toán thuế TNCN được thực hiện theo hai hình thức: cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay hoặc cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

Theo đó, căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế TNCN được quy định khác nhau tùy từng trường hợp.

Cụ thể, trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho mình thì thời gian quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức chậm nhất là ngày 31/3/2026.

Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế TNCN thì thời gian quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức ngày 30/4/2026.

Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định tại khoản 5 Điều 148 Bộ luật dân sự 2015.

Theo đó, ngày 30/4/2026 là ngày nghỉ lễ liên tiếp với ngày nghỉ lễ 1/5/2026 và 2 ngày nghỉ hằng tuần (thứ 7, chủ nhật) do đó thời gian nghỉ lễ sẽ kéo dài đến hết ngày 3/5/2026.

Như vậy, theo quy định nêu trên, hạn chót quyết toán thuế TNCN năm 2025 trong năm 2026 khi uỷ quyền cho tổ chức trả thu nhập chậm nhất là ngày 31/3/2026. Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thì thời gian quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày 4/5/2026.