Hướng dẫn kê khai quyết toán thuế TNCN 2026 trên Cổng dịch vụ công

Hướng dẫn kê khai quyết toán thuế TNCN 2026 trên Cổng dịch vụ công (Hình từ internet)

1. Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2025 trong năm 2026

Theo quy định, quyết toán thuế TNCN được thực hiện theo hai hình thức: cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay hoặc cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế TNCN được quy định khác nhau tùy từng trường hợp.

Cụ thể, trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho mình thì thời gian quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức chậm nhất là ngày 31/3/2026.

Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế TNCN thì thời gian quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức ngày 30/4/2026.

Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó theo quy định tại khoản 5 Điều 148 Bộ luật dân sự 2015.

Theo đó, ngày 30/4/2026 là ngày nghỉ lễ liên tiếp với ngày nghỉ lễ 1/5/2026 và 2 ngày nghỉ hằng tuần (thứ 7, chủ nhật) do đó thời gian nghỉ lễ sẽ kéo dài đến hết ngày 3/5/2026.

Do vậy, trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, thời gian quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày 4/5/2026.

2. Hướng dẫn kê khai quyết toán thuế TNCN 2026 trên Cổng dịch vụ công

Để thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN 2026 trên Cổng dịch vụ công, người nộp thuế thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Người nộp thuế đăng nhập vào Cổng dịch vụ công tại địa chỉ https://dichvucong.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập 

Người nộp thuế có thể lựa chọn đăng nhập thông qua tài khoản thuế điện tử hoặc bằng tài khoản định danh điện tử.

Đối tượng đăng nhập chọn “doanh nghiệp” 

Bước 3: Người nộp thuế chọn Danh mục Thủ tục hành chính và chọn Mã TTHC: 1.008309 về Khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bước 4: Người nộp thuế bấm nộp hồ sơ tại biểu tượng và chọn 05/QTT-TNCN - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bước 5: Người nộp thuế có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ kê khai trực tuyến hoặc nộp file XML, trong trường hợp này hướng dẫn người nộp thuế kê khai trực tuyến. Người nộp thuế tích chọn “Kê khai trực tuyến” và bấm “Tiếp tục”.

Bước 6: Khai thông tin ban đầu của tờ khai

Người nộp thuế:

- Chọn cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ (theo mặc định hoặc khai vãng lai)

- Chọn đối tượng kê khai (mặc định là người nộp thuế tự khai)

- Chọn kỳ tính thuế, sau đó bấm “Tiếp tục” để chuyển sang bước tiếp theo.

NNT chọn Tệp (file XML Quyết toán thuế kết xuất từ ứng dụng hỗ trợ kê khai thuế HTKK)

Bước 7: Cập nhật thông tin tờ khai quyết toán

Tại biểu Tờ khai Mẫu 05/QTT-TNCN, người nộp thuế nhập các thông tin tổng hợp như:

- Tổng số người lao động

- Số cá nhân cư trú có hợp đồng lao động

Sau khi hoàn tất, bấm “Kiểm tra hồ sơ” để hệ thống rà soát dữ liệu.

Bước 8: Kê khai bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN

Người nộp thuế chọn Biểu 05-1/BK-QTT-TNCN để cập nhật thông tin chi tiết người lao động.

Hệ thống sẽ lưu tạm hồ sơ quyết toán thuế TNCN để người nộp thuế kiểm tra lại thông tin đã kê khai. Hồ sơ lưu tạm có thể được tra cứu tại chức năng Tra cứu hồ sơ lưu tạm.

Lưu ý: Chỉ thực hiện “Nộp hồ sơ” khi trạng thái thủ tục hành chính hiển thị “Đã kiểm tra thông tin kê khai - Đạt”.

Bước 9: Kê khai bảng kê người phụ thuộc

Người nộp thuế chọn Biểu 05-3/BK-QTT-TNCN để cập nhật Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

Sau khi hoàn tất, tiếp tục thực hiện nộp hồ sơ khi trạng thái hồ sơ đạt yêu cầu.

Bước 10: Kê khai cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần

Người nộp thuế chọn Biểu 05-2/BK-QTT-TNCN để kê khai Bảng kê cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.

Sau đó, bấm “Tiếp tục”, kiểm tra lại toàn bộ thông tin tờ khai, nhập mã Captcha và tiếp tục.

Bước 11: Kiểm tra và ký nộp tờ khai

Người nộp thuế quay lại Biểu Tờ khai, bấm “Kiểm tra thông tin”.

Bước 12: Người nộp thuế có thể vào mục Tra cứu hồ sơ lưu tạm, kiểm tra lại trạng thái hồ sơ.

Khi hồ sơ hiển thị trạng thái “Đạt”, tiếp tục thực hiện.

Kiểm tra thông tin lần cuối, sau đó nhập mã Captcha và bấm Tiếp tục

Bước 13: Người nộp thuế gắn token vào máy tính và bấm “Tiếp tục” để hoàn thành nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu 05/QTT-TCTN).