Quy định về thành phần và định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu

Quy định về thành phần và định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu (Hình từ internet)

Quy định về thành phần và định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu

Ngày 31/8/2023, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

Theo đó, thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu hiện nay được quy định tại Điều 3 Thông tư 13/2023/TT-BNV cụ thể như sau:

(1) Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.

(2) Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

(3) Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định tại mục (1), mục (2) và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được quy định tại Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV cụ thể như sau:

(1) Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.

(2) Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử

2.1. Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2.2. Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

(3) Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư 18/2019/TT-BTTTT.

(4) Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định 61/2018/NĐ-CP.

4.1. Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính.

4.2. Ngày, tháng, năm, tiếp nhận.

4.3. Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.

(5) Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ-TTg.

Việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 5 Thông tư 13/2023/TT-BNV cụ thể như sau:

(1) Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư 13/2023/TT-BNV và Điều 7 Nghị định 01/2013/NĐ-CP.

(2) Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

(3) Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.

(4) Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Thông tư 13/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 15/10/2023.

Trịnh Thị Hồng Vân