Quy trình số hóa của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử mới nhất

Quy trình số hóa của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử mới nhất (Hình từ Internet)

Ngày 07/8/2024, Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quyết định 1448/QĐ-KTNN về Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán Nhà nước.

1. Quy trình số hóa của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử mới nhất

Theo quy định tại Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024 thì quy trình số hóa của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử như sau:

- Tài liệu số hóa và cập nhật vào phần mềm phải đảm bảo khả năng khai thác, tìm kiếm theo các thông tin quản lý tài liệu (các trường thông tin như: tên tài liệu, loại tài liệu, cơ quan ban hành...), theo nội dung tài liệu.

- Quy trình số hóa hồ sơ kiểm toán

+ Phân công nhiệm vụ và phân quyền thực hiện số hóa: Thủ trưởng đơn vị tổ chức phân công số hóa tới từng hồ sơ kiểm toán. Việc phân quyền thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024.

+ Thu thập, đánh giá, phân loại: trước khi số hóa, hồ sơ kiểm toán phải được thu thập, đánh giá, phân loại và lập thành hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN. Đối với các tài liệu điện tử, thực hiện đánh giá, phân loại, chọn tài liệu điện tử từ các nguồn vào hồ sơ tương ứng được thiết lập trên phần mềm.

+ Tạo và đánh mã tài liệu: các tài liệu phải được đánh mã theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024. Đối với các tài liệu điện tử, thực hiện đánh mã tài liệu vào tập tin từ phần mềm để đảm bảo quản lý thống nhất.

+ Quét tài liệu: tài liệu được quét bằng thiết bị scan đảm bảo đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu điện tử quy định tại khoản 1 Điều 9 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024. Đối với tài liệu điện tử không cần thực hiện bước này.

+ Nhập các trường thông tin: nhập, kiểm tra các trường thông tin cần quản lý được thiết lập trên phần mềm cho hồ sơ và tài liệu.

+ Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi, nhận dạng dữ liệu từ dạng file văn bản định dạng ảnh sang dạng file văn bản (qua công cụ nhận dạng) phục vụ việc tìm kiếm thông tin trong tài liệu.

+ Kiểm tra dữ liệu: kiểm tra tài liệu được số hóa trên phần mềm đảm bảo đầy đủ, chính xác theo danh mục hồ sơ kiểm toán.

+ Kết thúc số hóa: chuyển hồ sơ sang trạng thái hoàn thành số hóa để đưa vào khai thác, sử dụng.

- Quy trình số hóa Báo cáo kiểm toán

Việc số hóa Báo cáo kiểm toán được thực hiện theo các bước quy định tại điểm a, c, d, đ, e, g khoản 2 Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024.

2. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử mới nhất 

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử của phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử được quy định tại Điều 9 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1448/QĐ-KTNN năm 2024 như sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

+ Chế độ ảnh màu;

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

+ Tỷ lệ số hóa: 100%;

+ Hình thức chữ ký số của đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ:

++ Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;

++ Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

++ Thông tin: tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

+ Tên file: là mã tài liệu được cấp bởi phần mềm.

- Tài liệu ảnh

+ Định dạng: JPEG;

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

- Tài liệu phim ảnh

+ Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;

+ Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.

- Tài liệu âm thanh

+ Định dạng: MP3, .wma;

+ Bit rate tối thiểu: 128 kbps.

Xem thêm Quyết định 1448/QĐ-KTNN có hiệu lực từ ngày 07/08/2024.