Hướng dẫn sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Hướng dẫn sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp (Hình từ Internet)

Ngày 06/12/2024, Tổng cục trưởng Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp ban hành Quyết định 278/QĐ-TCGDNN về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Theo quy định tại Điều 36 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024 thì việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được thực hiện như sau:

- Đối với việc sử dụng con dấu 

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. 

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thực hiện theo quy định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục. 

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. 

- Đối với việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Tổng cục ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 

Lưu ý: Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được giao cho Văn thư Tổng cục quản lý và sử dụng. Văn thư Tổng cục được giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Tổng cục, trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật và có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ sau: 

- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại phòng làm việc của người được giao quản lý. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị khóa lưu bí mật của cơ quan phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. 

- Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền giao trách nhiệm quản lý. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản. 

- Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản; ký số vào văn bản điện tử. 

- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

- Không được đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. (Theo khoản 2 Điều 35 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024)

04 điều kiện được áp dụng khi sử dụng con dấu

Các điều kiện được áp dụng khi sử dụng con dấu được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP bao gồm:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

Xem thêm Quyết định 278/QĐ-TCGDNN có hiệu lực từ 06/12/2024.