Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan

Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan (Hình từ Internet)

Ngày 23/04/2025, Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành Quyết định 1139/QĐ-BVHTTDL Về việc công bố thủ tục hành chính nội bộ lĩnh vực văn phòng giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Quyết định 1139/QĐ-BVHTTDL

Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan

Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan được ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BVHTTDL như sau:

(1) Trình tự thực hiện: 

Bước 1: Lập hồ sơ

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. 

- Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. 

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. 

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ 

- Văn thư đơn vị phối hợp với công chức chuyên môn chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và đúng yêu cầu về việc lập hồ sơ công việc hoàn chỉnh theo quy định. 

- Thống kê danh mục hồ sơ nộp lưu.

Bước 3: Thực hiện nộp lưu tài liệu 

- Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản. 

- Đối với hồ sơ điện tử: Công chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý văn bản.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu danh mục tài liệu nộp lưu 

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục hồ sơ; đối với hồ sơ điện tử phải liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống. 

Bước 5: Lập Biên bản

(2) Cách thức thực hiện: Trực tiếp. 

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ: 

- Thành phần hồ sơ: 

+ Mục lục hồ sơ.

+ Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. 

- Số lượng hồ sơ: Không quy định. 

(4) Thời hạn giải quyết: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: 

- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. 

- Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. 

- Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại trình Lãnh đạo Bộ đồng ý bằng văn bản và gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. 

- Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc đã kết thúc cho Lưu trữ cơ quan; bàn giao hồ sơ, tài liệu công việc chưa kết thúc cho người kế nhiệm theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị; không giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. 

(5) Đối tượng thực hiện: Công chức, viên chức. 

(6) Thẩm quyền giải quyết: Văn phòng Bộ. 

(7) Mẫu văn bản, tài liệu: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. 

(8) Kết quả thực hiện: Hồ sơ, tài liệu được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. 

(9) Yêu cầu, điều kiện: Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. Lưu trữ cơ quan chỉ thu nhận vào lưu trữ những tài liệu đã được lập thành hồ sơ và có danh mục hồ sơ. 

(10) Căn cứ pháp lý: 

- Luật Lưu trữ 2024. 

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 

Nguyễn Thị Mỹ Quyền