Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in

Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Đối tượng được đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in

Căn cứ Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định về đối tượng và điều kiện áp dụng như sau:

Tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

- Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật;

- Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;

- Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;

- Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên;

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in

Căn cứ Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định về mẫu chứng từ khấu trừ tự in như sau:

- Nội dung chứng từ khấu trừ phải có đủ các chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ chuẩn đính kèm Thông tư 37/2010/TT-BTC.

- Chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành. 

Ví dụ: AB/2010/T, trong đó AB là ký hiệu; 2010 là năm phát hành chứng từ; T là chứng từ tự in.

- Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu.

- Mỗi số chứng từ khấu trừ gồm 02 liên:

Liên 1: Lưu tại tổ chức trả thu nhập.

Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.

- Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ. Trường hợp tổ chức trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

3. Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in

Căn cứ Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định về thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in như sau:

3.1. Hồ sơ đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in

Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư 37/2010/TT-BTC).

- Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

3.2. Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in

Bước 1:

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. 

Bước 2:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ;

Trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

Bước 3: Thông báo lưu hành chứng từ khấu trừ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình.

Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.

4. Sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

Tại Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định về sử dụng chứng từ khấu trừ tự in như sau:

- Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.

- Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn (từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch), không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.

- Trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.

- Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ.

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì:

Tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản.

Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

5. Quy định về báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

Tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy vi tính thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ như sau:

- Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư 37/2010/TT-BTC) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

- Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.

Ngọc Nhi