Hướng dẫn cách trình bày công văn, thông báo theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Hướng dẫn cách trình bày công văn, thông báo theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nội dung đề cập tại Công văn 344/VTLTNN-VP năm 2023 về trả lời ý kiến phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Nội vụ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.

Theo đó, liên quan đến ý kiến về hình thức ban hành văn bản, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời như sau:

Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày phần nội dung văn bản được quy định tại điểm e khoản 6 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng”.

Trong đó, “căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng” (điểm a khoản 6 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và được quy định cụ thể đối với hai loại văn bản hành chính là Nghị quyết (cá biệt) và Quyết định (cá biệt) theo mẫu 1.1, 1.2 và 1.3 Phần II Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Bảng chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản).

Đối với việc soạn thảo các văn bản hành chính có tên loại khác như: kế hoạch, tờ trình, thông báo, công văn, báo cáo,… theo mẫu 1.4 Phần II Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP, toàn bộ phần nội dung văn bản và phần căn cứ (nếu có) thống nhất trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.

Như vậy, khi soạn thảo công văn, thông báo theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì cần lưu ý hình thức trình bày như đã hướng dẫn.

Hướng dẫn cách trình bày công văn, thông báo theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Hình từ internet)

Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Thể thức văn bản hành chính

(1) Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

(2) Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu của văn bản.

- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

- Nội dung văn bản.

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.

(3) Ngoài các thành phần quy định tại khoản (2), văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

- Phụ lục.

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

(4) Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP.