Thủ tục thanh toán các khoản chi thường xuyên và các khoản chi khác từ nguồn chi thường xuyên mới nhất

Thủ tục thanh toán các khoản chi thường xuyên và các khoản chi khác từ nguồn chi thường xuyên mới nhất (Hình từ internet)

Ngày 29/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 347/2025/NĐ-CP quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước từ ngày 01/01/2026.

Thủ tục thanh toán các khoản chi thường xuyên và các khoản chi khác từ nguồn chi thường xuyên

Theo đó, căn cứ Điều 6 Nghị định 347/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết thủ tục thanh toán các khoản chi thường xuyên; chi chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình mục tiêu từ nguồn sự nghiệp; chi dự trữ quốc gia từ nguồn chi thường xuyên; các khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền do phía Việt Nam thực hiện bố trí từ nguồn chi thường xuyên và các khoản chi khác từ nguồn chi thường xuyên như sau:

(1) Cách thức thực hiện: theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều 3 Nghị định 347/2025/NĐ-CP.

(2) Trình tự thực hiện:

- Đơn vị giao dịch gửi hồ sơ theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều này đến Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch.

- Căn cứ đề nghị của đơn vị giao dịch, Kho bạc Nhà nước kiểm tra các nội dung sau:

Tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 347/2025/NĐ-CP, đảm bảo chữ ký số hoặc chữ ký và dấu trên chứng từ chuyển tiền hoặc Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng khớp đúng với họ tên, chức danh các thành viên theo văn bản của cấp có thẩm quyền và chữ ký số hoặc mẫu chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký với Kho bạc Nhà nước; đảm bảo mã nội dung kinh tế theo quy định của Mục lục ngân sách nhà nước phù hợp với nội dung chi, trừ các khoản chi từ tài khoản tiền gửi của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước.

Nội dung đề nghị thanh toán, tạm ứng bằng tiền mặt phù hợp với quy định của Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước và Bộ Tài chính về thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.

Nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng phù hợp với nội dung đã tạm ứng. Trường hợp chưa xác định được chính xác nội dung chi, đơn vị giao dịch thực hiện tạm ứng vào tiểu mục khác của mục tương ứng với khoản chi, Kho bạc Nhà nước thanh toán tạm ứng trong phạm vi các tiểu mục trong cùng nhóm mục tương ứng với nội dung đã tạm ứng.

Tổng giá trị các lần thanh toán không vượt giá trị hợp đồng hoặc Quyết định hỗ trợ/trợ cấp/đặt hàng/giao nhiệm vụ do đơn vị giao dịch kê khai trên chứng từ chuyển tiền; mức tạm ứng được thực hiện theo quy định tại hợp đồng hoặc Quyết định đặt hàng/giao nhiệm vụ do đơn vị giao dịch kê khai trên chứng từ chuyển tiền.

Đối với hồ sơ có Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng hoặc Danh sách thanh toán cho lưu học sinh, Kho bạc Nhà nước kiểm tra, đảm bảo khớp đúng giữa số tiền chi tiết với tổng số tiền, giữa tổng số tiền trên Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng hoặc Danh sách thanh toán cho lưu học sinh với tổng số tiền trên chứng từ chuyển tiền của đơn vị giao dịch.

- Trường hợp đơn vị giao dịch đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng đối với nguồn ngân sách nhà nước: Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán hoặc tạm ứng theo quy định tại khoản 4 Điều 58 Luật Ngân sách nhà nước 2025 và văn bản hướng dẫn thi hành, trong phạm vi số dư tài khoản của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước.

- Trường hợp đơn vị giao dịch đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng đối với nguồn thu hợp pháp khác của cơ quan nhà nước theo quy định của Chính phủ về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; nguồn thu từ dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, dịch vụ y tế dự phòng, học phí của đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (đơn vị nhóm 3) và đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (đơn vị nhóm 4), nguồn thu phí được để lại theo pháp luật về phí, lệ phí của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của Chính phủ về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập: Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán hoặc tạm ứng theo đề nghị của đơn vị giao dịch khi khoản chi có trong dự toán được cấp có thẩm quyền giao, trong phạm vi số dư tài khoản của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước.

- Trường hợp đơn vị giao dịch đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng đối với các nguồn không được quy định tại điểm c, điểm d khoản này: Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán hoặc tạm ứng theo đề nghị của đơn vị giao dịch, trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước.

- Trường hợp đơn vị giao dịch đề nghị thanh toán tạm ứng, Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán tạm ứng theo đề nghị của đơn vị giao dịch, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao, cụ thể:

Trường hợp số tiền đề nghị thanh toán tạm ứng lớn hơn số tiền đã tạm ứng: Đơn vị giao dịch gửi Kho bạc Nhà nước Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và chứng từ chuyển tiền để thanh toán số tiền chênh lệch giữa số tiền Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng với số tiền đơn vị giao dịch đã tạm ứng. Căn cứ chứng từ chuyển tiền và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị giao dịch (đã được Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng), Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán với số tiền đã tạm ứng; đồng thời, làm thủ tục thanh toán số tiền chênh lệch.

Trường hợp số tiền đề nghị thanh toán tạm ứng nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng: Căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị giao dịch (đã được Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng), Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán với số tiền Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng; đồng thời, theo dõi số tiền chênh lệch giữa số tiền Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng với số tiền đơn vị giao dịch đã tạm ứng để thu hồi hoặc thanh toán vào lần thanh toán liền sau.

Trường hợp số tiền đề nghị thanh toán tạm ứng bằng số tiền đã tạm ứng: Căn cứ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị giao dịch (đã được Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng), Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán với số tiền Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng.

Tất cả các khoản đã tạm ứng theo chế độ đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán vẫn chưa đủ thủ tục thanh toán thì việc xử lý số dư tạm ứng được thực hiện theo quy định tại Điều 66 Luật Ngân sách nhà nước 2025 và văn bản hướng dẫn thi hành.

- Trường hợp đơn vị giao dịch đề nghị nộp trả kinh phí ngân sách, Kho bạc Nhà nước thực hiện thu hồi giảm chi ngân sách nhà nước (trường hợp chưa quyết toán ngân sách) hoặc thu hồi nộp ngân sách nhà nước (trường hợp đã quyết toán ngân sách) theo đề nghị của đơn vị giao dịch.

- Trường hợp đơn vị giao dịch đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách, Kho bạc Nhà nước thực hiện điều chỉnh số liệu theo đề nghị của đơn vị giao dịch, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao và phù hợp với thông tin khoản chi ngân sách nhà nước mà Kho bạc Nhà nước đã thanh toán hoặc tạm ứng trước đó theo đề nghị của đơn vị giao dịch.

- Trường hợp Kho bạc Nhà nước thực hiện theo đề nghị của đơn vị giao dịch, Kho bạc Nhà nước gửi đơn vị giao dịch 01 chứng từ báo Nợ và gửi đơn vị thụ hưởng 01 chứng từ báo Có (trường hợp đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước) đối với đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng; 01 bản Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đối với đề nghị thanh toán tạm ứng; 01 bản Giấy nộp trả kinh phí có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đối với đề nghị nộp trả kinh phí ngân sách; 01 bản Giấy đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đối với đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách.

- Trường hợp Kho bạc Nhà nước từ chối đề nghị của đơn vị giao dịch, Kho bạc Nhà nước gửi đơn vị giao dịch Thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Mẫu số 33 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP).

- Riêng đối với các khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền do phía Việt Nam thực hiện bố trí từ nguồn chi thường xuyên và chủ dự án mở tài khoản nhận viện trợ tại ngân hàng: Kho bạc Nhà nước chỉ thực hiện hạch toán ghi thu, ghi chi viện trợ không hoàn lại vào ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 7 Nghị định 347/2025/NĐ-CP khi có văn bản giao dự toán viện trợ của cấp có thẩm quyền.

(3) Thành phần hồ sơ:

(i) Đối với khoản chi từ nguồn ngân sách nhà nước; nguồn thu hợp pháp khác của cơ quan nhà nước theo quy định của Chính phủ về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; nguồn thu từ dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, dịch vụ y tế dự phòng, học phí của đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (đơn vị nhóm 3) và đơn vị sự nghiệp công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (đơn vị nhóm 4), nguồn thu phí được để lại theo pháp luật về phí, lệ phí của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của Chính phủ về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập:

Đối với khoản chi mà đơn vị giao dịch ủy quyền cho Kho bạc Nhà nước thanh toán tự động định kỳ cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc đơn vị được nhà cung cấp dịch vụ ủy quyền thu hộ (điện, nước, viễn thông), hồ sơ đề nghị thanh toán bao gồm: Văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền (gửi một lần vào lần đầu tiên giao dịch với Kho bạc Nhà nước trong năm và từng lần bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán); Văn bản ủy quyền của đơn vị giao dịch cho Kho bạc Nhà nước về việc tự động trích tài khoản của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước để thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc đơn vị được nhà cung cấp dịch vụ ủy quyền thu hộ theo giá trị dịch vụ mà đơn vị giao dịch đã sử dụng.

Đối với khoản chi được bố trí từ nguồn chi thường xuyên theo quy định tại Điều 40 Luật số 89/2025/QH15: Hồ sơ đề nghị thanh toán/tạm ứng/thanh toán tạm ứng (sau đây gọi tắt là hồ sơ đề nghị chi) thực hiện theo quy định của pháp luật về việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán chi thường xuyên để thực hiện các nhiệm vụ chi ngân sách nhà nước được bố trí từ hai nguồn chi đầu tư công và chi thường xuyên.

Đối với khoản chi ngoài khoản chi mà đơn vị giao dịch ủy quyền cho Kho bạc Nhà nước thanh toán tự động định kỳ và khoản chi được bố trí từ nguồn chi thường xuyên theo quy định tại Điều 40 Luật số 89/2025/QH15 nêu trên, hồ sơ đề nghị chi bao gồm: Văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền được gửi vào lần đầu tiên giao dịch với Kho bạc Nhà nước trong năm và từng lần bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán; Chứng từ chuyển tiền (trường hợp thanh toán/tạm ứng/thanh toán tạm ứng khi số tiền đề nghị thanh toán tạm ứng lớn hơn số tiền đã tạm ứng), Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (trường hợp thanh toán tạm ứng), Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng (trường hợp chi cho nhiều đối tượng thụ hưởng bằng chuyển khoản), Danh sách thanh toán cho lưu học sinh (trường hợp chi cho các lưu học sinh Việt Nam ở nước ngoài bằng chuyển khoản) theo một trong các Mẫu số 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP, được gửi từng lần đề nghị chi.

(ii) Đối với khoản chi từ các nguồn không được quy định tại điểm a khoản này, hồ sơ đề nghị chi là ủy nhiệm chi theo một trong các Mẫu số 17, 18, 19 tại Phụ lục kèm theo Nghị định này (trừ trường hợp quy định tại điểm (iii)).

(iii) Đối với khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền do phía Việt Nam thực hiện bố trí từ nguồn chi thường xuyên và chủ dự án mở tài khoản nhận viện trợ tại Kho bạc Nhà nước, hồ sơ đề nghị chi bao gồm: Văn bản giao dự toán viện trợ của cấp có thẩm quyền; ủy nhiệm chi theo một trong các Mẫu số 17, 18, 19 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng số đã ghi thu, ghi chi theo Mẫu số 12 tại Phụ lục kèm theo Nghị định này (trường hợp thanh toán tạm ứng).

(iv) Hồ sơ đề nghị tạm cấp ngân sách là Giấy đề nghị tạm cấp dự toán ngân sách (Mẫu số 22 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP).

(v) Hồ sơ đề nghị nộp trả kinh phí ngân sách là Giấy nộp trả kinh phí (Mẫu số 08 tại Phụ lục kèm theo Nghị định 347/2025/NĐ-CP).

(vi) Hồ sơ đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách là Giấy đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách (Mẫu số 09 tại Phụ lục kèm Nghị định 347/2025/NĐ-CP).

(4) Số lượng hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ được gửi trên môi trường điện tử: Số lượng mỗi thành phần hồ sơ quy định tại (3) là 01 bản được ký số theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp hồ sơ không được gửi trên môi trường điện tử:

Văn bản phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền hoặc văn bản giao dự toán viện trợ của cấp có thẩm quyền: 01 bản (bản chính hoặc bản sao y);

Chứng từ chuyển tiền: 02 bản gốc (trừ trường hợp thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc trường hợp đơn vị giao dịch và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cùng mở tài khoản tại một đơn vị Kho bạc Nhà nước thì số lượng là 03 bản gốc);

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: 02 bản gốc;

Văn bản ủy quyền của đơn vị giao dịch cho Kho bạc Nhà nước về việc tự động trích tài khoản của đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước để thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp dịch vụ hoặc đơn vị được nhà cung cấp dịch vụ ủy quyền thu hộ theo giá trị dịch vụ mà đơn vị giao dịch đã sử dụng: 02 bản gốc;

Danh sách thanh toán cho đối tượng thụ hưởng hoặc Danh sách thanh toán cho lưu học sinh: 03 bản (bản gốc hoặc bản chính);

Giấy đề nghị tạm cấp dự toán ngân sách: 02 bản gốc;

Giấy nộp trả kinh phí: 02 bản gốc;

Giấy đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách: 02 bản gốc.

(5) Thời hạn giải quyết: chậm nhất 01 ngày làm việc, kể từ khi Kho bạc Nhà nước nhận được hồ sơ hợp lệ của đơn vị giao dịch. Riêng đối với hồ sơ gửi đến Kho bạc Nhà nước từ ngày 25 đến hết ngày 31 của tháng 01 và tháng 12 hàng năm, thời hạn giải quyết là chậm nhất 02 ngày làm việc, kể từ khi Kho bạc Nhà nước nhận được hồ sơ hợp lệ của đơn vị giao dịch.

(6) Đối tượng thực hiện: Các đơn vị giao dịch.

(7) Cơ quan giải quyết: Kho bạc Nhà nước.

(8) Kết quả thực hiện:

- Trường hợp Kho bạc Nhà nước thực hiện theo đề nghị của đơn vị giao dịch: Chứng từ báo Nợ của Kho bạc Nhà nước gửi đơn vị giao dịch và chứng từ báo Có của Kho bạc Nhà nước gửi đơn vị thụ hưởng (trường hợp đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước) đối với đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đối với đề nghị thanh toán tạm ứng; Giấy nộp trả kinh phí có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đối với đề nghị nộp trả kinh phí ngân sách; Giấy đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách có xác nhận của Kho bạc Nhà nước đối với đề nghị điều chỉnh số liệu ngân sách.

- Trường hợp Kho bạc Nhà nước từ chối đề nghị của đơn vị giao dịch: Thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Kho bạc Nhà nước.