Hướng dẫn ghi sổ kế toán hộ kinh doanh chi tiết từ 01/01/2026

Hướng dẫn ghi sổ kế toán hộ kinh doanh chi tiết từ 01/01/2026 (Hình từ internet)

Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Hướng dẫn ghi sổ kế toán hộ kinh doanh chi tiết từ 01/01/2026

Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự ghi chép sổ sách kế toán hoặc bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật. 

Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc bố trí người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Theo đó, dưới đây là hướng dẫn ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chi tiết từ 01/01/2026: 

(1) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân thì sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu số S1a-HKD) sau đây để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, cụ thể:

Mẫu số S1a-HKD

Phương pháp ghi sổ như sau:

- Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ làm căn cứ kê khai, xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể dùng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

- Phương pháp ghi sổ

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B: Ghi diễn giải doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.

+ Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

(2) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu:

- Chứng từ kế toán sử dụng là Hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ để xác định và kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế.

- Sổ kế toán

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD)

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo mẫu sau đây để ghi chép doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ:

Mẫu số S2a-HKD

* Phương pháp ghi sổ

- Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì sổ này có thể mở cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT, thuế TNCN thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế.

- Phương pháp ghi sổ

+ Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.

+ Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN.

+ Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ có thể theo từng ngành nghề để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trên cơ sở doanh thu được xác định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % hoặc cùng mức thuế suất. Dòng cuối cùng ghi tổng số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp.

(3) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế thì sổ kế toán bao gồm:

* Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD):

Mẫu số S2b-HKD

Phương pháp ghi sổ:

- Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều nhóm ngành nghề khác nhau thì sổ này có thể mở cho từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT phải nộp với cơ quan thuế.

- Phương pháp ghi sổ

+ Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.

+ Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

+ Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ có thể theo từng ngành nghề để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Trên cơ sở doanh thu được xác định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền thuế GTGT phải nộp theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT. Dòng cuối cùng ghi tổng số thuế GTGT phải nộp.

* Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)

Mẫu số S2c-HKD

Phương pháp ghi sổ:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mở sổ này để xác định nghĩa vụ thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế TNCN thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này để đối chiếu số thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế.

- Phương pháp ghi sổ

+ Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ.

+ Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

+ Cột 1: Ghi số tiền phù hợp với từng nội dung nêu tại cột C.

+ Dòng 1: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ hoặc có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo nhu cầu của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

+ Dòng 2: Ghi tổng chi phí hợp lý trên cơ sở các chi phí thực tế phát sinh tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh tùy theo nhu cầu của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

+ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý để làm căn cứ tính thuế TNCN phải nộp.

Việc xác định doanh thu, chi phí hợp lý để xác định nghĩa vụ thuế TNCN được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

* Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD)

Mẫu số S2d-HKD

Phương pháp ghi sổ:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mở sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để theo dõi, quản lý về tình hình nhập, xuất, tồn cho từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Phương pháp ghi sổ

+ Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.

+ Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

+ Cột D: Đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

+ Cột 1: Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, đơn giá nhập kho của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa căn cứ vào chứng từ mua vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Đơn giá xuất kho được tính riêng cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo công thức sau:

+ Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.

+ Cột 3: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).

+ Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.

+ Cột 5: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Cột 5 = Cột 1 x Cột 4).

+ Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho.

+ Cột 7: Ghi giá trị (thành tiền) vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tồn kho (Cột 7 = Cột 1 x Cột 6)

* Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD)

Mẫu số S2e-HKD

Phương pháp ghi sổ:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải mở sổ chi tiết tiền để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi để thanh toán) trong tài khoản của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại các ngân hàng và tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo quy định của pháp luật. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể mở sổ này chi tiết theo từng loại tiền (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn). Đối với tiền gửi không kỳ hạn, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể theo dõi riêng số tiền gửi tại từng ngân hàng hoặc từng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

- Phương pháp ghi sổ

+ Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ.

+ Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

+ Cột 1,2: Ghi số tiền thu, chi tiền mặt hoặc số tiền gửi không kỳ hạn gửi vào, rút ra.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền mặt thu, chi, tồn quỹ và số tiền gửi không kỳ hạn gửi vào, rút ra, dư cuối kỳ.

(4) Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác (thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất) thì sử dụng thêm sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu số S3a-HKD) như sau:

Mẫu số S3a-HKD

Phương pháp ghi sổ:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

- Cột 1: Ghi lượng hàng hóa, dịch vụ chịu thuế.

- Cột 2: Ghi mức thuế tuyệt đối theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường.

- Cột 3: Giá tính thuế/01 đơn vị hàng hóa, dịch vụ thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

- Cột 4: Ghi mức thuế suất theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất.

- Cột 5: Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ % (Cột 5 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4).

- Cột 6: Tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng phương pháp tính thuế tuyệt đối (Cột 6 = Cột 1 x Cột 2).

- Cột 7: Tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (Cột 7= Cột 5+ Cột 6).

- Cột 8: Tính thuế bảo vệ môi trường phải nộp (Cột 8 = Cột 1 x Cột 2).

- Cột 9: Tính thuế tài nguyên phải nộp (Cột 9 = Cột 1x Cột 3 x Cột 4).

- Cột 10: Tính thuế sử dụng đất phải nộp (Cột 10= Cột 1 x Cột 3 x Cột 4).