Công văn hướng dẫn công tác văn thư khi ban hành văn bản quốc tế (Công văn 221/CVT<NN-NV)

Công văn hướng dẫn công tác văn thư khi ban hành văn bản quốc tế (Công văn 221/CVT&LTNN-NV)

Tải về

Công văn hướng dẫn công tác văn thư khi ban hành văn bản quốc tế (Công văn 221/CVT&LTNN-NV)

Theo Công văn 221/CVT&LTNN-NV ngày 27/02/2026, thực hiện ý kiến chỉ đạo của Bộ Nội vụ về việc trả lời phản ánh, kiến nghị liên quan đến Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về văn bản quy phạm pháp luật, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có ý kiến như sau:

“Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật. Đồng thời theo phụ lục kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì có tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Anh. Như vậy, trường hợp các cơ sở giáo dục đại học thường xuyên có hoạt động hợp tác quốc tế. Khi ban hành văn bản, nhà trường có thể soạn bằng tiếng Anh và đóng dấu trực tiếp vào văn bản tiếng Anh đó hay không. Hay bắt buộc phải soạn bằng tiếng Việt và sau đó dịch ra bản tiếng Anh và đóng dấu treo?”

Ý kiến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Nghị định 30/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể đối với văn bản hành chính có tiếng nước ngoài. Vì vậy, trường hợp soạn thảo, ban hành văn bản về hoạt động hợp tác quốc tế của các cơ sở giáo dục đại học được thực hiện theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Xem thêm tại Công văn 221/CVT&LTNN-NV ngày 27/02/2026.

Nguyên tắc yêu cầu quản lý công tác văn thư

Tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư như sau:

- Nguyên tắc: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

- Yêu cầu

+ Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định 30/2020/NĐ-CP để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

+ Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

+ Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

+ Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định 30/2020 và các quy định của pháp luật có liên quan.