Vi phạm về hủy tài liệu lưu trữ bị phạt đến 20 triệu đồng từ 8/3/2026

Vi phạm về hủy tài liệu lưu trữ bị phạt đến 20 triệu đồng từ 8/3/2026 (Hình từ Internet)

Vi phạm về hủy tài liệu lưu trữ bị phạt đến 20 triệu đồng từ 8/3/2026

Chính phủ ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ

Theo Điều 10 Nghị định 31/2026/NĐ-CP Vi phạm quy định về hủy tài liệu lưu trữ

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị không đúng với thực tế tài liệu về số lượng, nội dung, lý do hủy;

+ Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp không kèm theo Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định.

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị;

+ Không hủy hết toàn bộ tài liệu và thông tin tài liệu theo quy định;

+ Không lập biên bản hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu lưu trữ;

+ Hủy tài liệu lưu trữ không đúng với danh mục tài liệu được người có thẩm quyền phê duyệt.

- Phạt tiền từ 16.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Hủy tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn lưu trữ;

+ Không thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ;

+ Hủy tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước khi chưa có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ.

- Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:

Buộc hủy hết toàn bộ tài liệu để bảo đảm tài liệu sau khi hủy không thể khôi phục được đối với hành vi Không hủy hết toàn bộ tài liệu và thông tin tài liệu theo quy định.

Quy định về hủy tài liệu lưu trữ theo Thông tư hướng dẫn Luật Lưu trữ

Tại Điều 13 Thông tư 06/2025/TT-BNV hướng dẫn Luật Lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ hiện hành

1. Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp kèm theo các văn bản: Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ; Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

2. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương.

3. Sở Nội vụ thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

4. Thời gian thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 25 ngày kể từ ngày Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ nhận văn bản đề nghị.

Tại Điều 14, xem xét hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh gửi Sở Nội vụ văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; trong trường hợp cần thiết kiểm tra trực tiếp tài liệu và có ý kiến bằng văn bản gửi lưu trữ lịch sử; thông qua Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và trình người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Luật Lưu trữ.

Đồng thời Điều 15 quy định Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

1. Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử lựa chọn phương pháp hủy tài liệu phù hợp; tổ chức hủy tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

2. Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

- Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

- Hủy tài liệu;

- Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

3. Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

4. Lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

- Việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm: Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; các tài liệu có liên quan khác.

- Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu lưu trữ.

5. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại khoản 1, điểm c, d khoản 2, khoản 3, khoản 4 trên và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.