Công văn 2527: Bộ Tư pháp xử lý vướng mắc khi thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC trong tổ chức CQĐP 2 cấp

Công văn 2527: Bộ Tư pháp xử lý vướng mắc khi thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC trong tổ chức CQĐP 2 cấp (Hình từ Internet)

Bộ Tư pháp ban hành Công văn 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 về việc xử lý khó khăn, vướng mắc khi thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC.

Công văn 2527/BTP-TCCB

Công văn 2527: Bộ Tư pháp xử lý vướng mắc khi thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC trong tổ chức CQĐP 2 cấp

Bộ Tư pháp nhận được Công văn 718/STP-VP ngày 15/4/2025 của Sở Tư pháp tỉnh Gia Lai, Công văn 1234/STP-HCTP ngày 21/4/2025 của Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội và Công văn 649/STP-HCTP&BTTP ngày 22/4/2025 Sở Tư pháp tỉnh Quảng Trị về việc đề nghị hướng dẫn một số nội dung liên quan đến một số lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp khi thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp (sau đây gọi là Công văn 1866/BTP-PLHSHC). Trên cơ sở kiến nghị của các Sở Tư pháp về khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Công văn 1866/BTP-PLHSHC, Bộ Tư pháp chỉnh lý nội dung hướng dẫn tại Công văn 1866/BTP-PLHSHC như sau:

Công văn 1866/BTP-PLHSHC

(1) Lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi

- Về hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi (hướng dẫn thứ 3 tại điểm a mục 1.1 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp chỉnh lý nội dung hướng dẫn như sau:

“Đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi mà UBND cấp huyện tiếp nhận, giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết, thì UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại, hoặc nơi cư trú trước đây của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, bảo đảm không gián đoạn, không ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Trường hợp không thể xác định được nơi cư trú tại Việt Nam của người có yêu cầu (do đã xuất cảnh hoặc là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư tại nước ngoài...) thì Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu hồ sơ và báo cáo Chủ tịch UBND cấp tỉnh (hoặc theo phân cấp ủy quyền của Chủ tịch UBND cấp tỉnh) giao cho UBND cấp xã phù hợp giải quyết, bảo đảm thuận lợi nhất cho người có yêu cầu (trừ trường hợp các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành mới có nội dung hướng dẫn khác). Khi UBND cấp xã được phân công tiếp tục giải quyết hồ sơ do UBND cấp huyện đã giải quyết trước đó thì UBND cấp xã ghi tiếp vào Sổ hộ tịch đang đăng ký theo từng loại việc".

- Về thực hiện nhiệm vụ đối với cấp huyện (tại mục 1.2 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp chỉnh lý hướng dẫn như sau:

“Về Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi do UBND cấp huyện tiếp nhận, giải quyết, UBND cấp huyện chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ (toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ thời điểm sẽ chấm dứt hoạt động trở về trước) gửi Sở Tư pháp để Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định việc bàn giao cho UBND cấp xã mới theo hướng: ưu tiên bàn giao cho UBND cấp xã nơi có trụ sở của UBND quận/huyện/thị xã trước đây hoặc UBND cấp xã mới có quy mô dân số (của cấp huyện trước đây) lớn nhất, có điều kiện giao thông thuận lợi.... để kịp thời giải quyết TTHC về hộ tịch cho người dân.

Đối với Sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của Ủy ban nhân dân cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây, tùy điều kiện của địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định việc chuyển giao cho Sở Tư pháp thực hiện việc lưu trữ hoặc chuyển lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan lưu trữ của địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ".

(Việc chuyển số lưu kép cho Sở Tư pháp lưu trữ hoặc lưu tại cơ quan lưu trữ để bảo đảm nguyên tắc dự phòng, tránh rủi ro, do các số này đã được lưu 01 bản tại UBND cấp xã. Các số chuyển lưu chỉ phục vụ việc lưu trữ dự phòng, không thực hiện việc ghi chép bổ sung các nội dung thay đổi sau này - nếu có, việc ghi vào số việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền chỉ thực hiện đối với số lưu tại UBND cấp xã và trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

- Về thực hiện việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đối với cấp xã (tại gạch đầu dòng thứ nhất của điểm c mục 1.3 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn 1866/BTP-PLHSHC), Bộ Tư pháp chỉnh lý như sau:

“Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã (thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng không thay đổi tên gọi): Cấp xã cũ cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Số đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới tiếp tục sử dụng Sổ đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký.

Ví dụ: 02 xã là xã A, xã B, sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã là xã C để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới nhưng vẫn giữ tên gọi là xã C, thì xã A và xã B cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng, thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Số, hồ sơ đăng ký cho đơn vị mới để lưu trữ, sử dụng. Đơn vị mới là xã C tiếp tục sử dụng Số đăng ký hiện có, không thay đổi số thứ tự đăng ký".

- Bổ sung hướng dẫn về thời điểm bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi như sau:

+ Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước, căn cứ tình hình thực tế của địa phương, UBND cấp tỉnh quyết định thời điểm bàn giao phù hợp.

+ Đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi năm 2025, thời điểm bàn giao phù hợp với thời điểm chấm dứt hoạt động của UBND cấp huyện, thời điểm sáp nhập, thành lập các đơn vị hành chính cấp xã, cấp tỉnh mới theo chỉ đạo, hướng dẫn của Quốc hội, Chính phủ và Bộ Nội vụ.

(2) Lĩnh vực chứng thực

Bộ Tư pháp chỉnh lý hướng dẫn về thẩm quyền, thời điểm bàn giao hồ sơ chứng thực, số chứng thực mà Phòng Tư pháp đang lưu giữ như sau:

- Hồ sơ chứng thực; số chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực do Phòng Tư pháp đang lưu trữ, thực hiện bàn giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã mới nơi đặt trụ sở cũ của UBND quận, huyện, thị xã.

- Phòng Tư pháp thực hiện việc bàn giao sổ chứng thực; hồ sơ chứng thực; giấy tờ và văn bản đã chứng thực đang lưu trữ cho UBND xã mới thành lập, hoàn thành trước ngày 30/6/20253.

(3) Lĩnh vực bồi thường nhà nước

Bổ sung hướng dẫn về vấn đề xác định cơ quan mưu UBND tỉnh giải quyết đối với các vụ việc chưa giải quyết xong của cấp huyện sau khi sắp xếp, tổ chức bộ máy như sau:

Trường hợp UBND cấp tỉnh là cơ quan giải quyết bồi thường đối với các vụ việc chưa giải quyết xong của cấp huyện sau khi sắp xếp, tổ chức bộ máy thì UBND cấp tỉnh có trách nhiệm phân công người giải quyết bồi thường đáp ứng các điều kiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 43 Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước 2017 để thực hiện việc tiếp tục giải quyết yêu cầu bồi thường.

Xem thêm tại Công văn 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025.